第07 使用Excel管理数据.pptVIP

第7章 使用Excel管理数据 本章主要介绍了Microsoft Office XP组件之Excel 2002的基础知识，以及使用Excel管理数据的方法。通过本章的学习，完成以下学习目标： 熟悉Excel的工作界面 掌握工作表的基本操作 掌握编辑工作表的方法 掌握格式化工作表的方法 掌握工作表的计算方法 了解如何在Excel中管理分析数据 掌握统计图表的制作方法 熟悉Excel工作界面 对于初次使用Excel的用户来说，在熟练掌握Excel制作表格和处理数据之前，首先应熟悉Excel工作窗口的组成和各部分的功能。选择【开始】｜【程序】｜【Microsoft Excel】命令，系统将打开如图7-1所示的Excel窗口。 图7-1 Excel工作窗口 Excel的工作窗口由以下几个部分组成： 工组簿 工作表 单元格 单元格区域 编辑栏 状态栏 行号和列标 工作表操作 在首次打开一个新工作簿时，默认情况下该工作簿包括了3个工作表。但是在实际应用中，所需的工作表的数目可能各不相同，有时需要向工作簿添加一个或多个工作表，有时则又需要从工作簿中删除不再需要的工作表。 对工作表最长使用的操作如下所示： 切换工作表 添加和删除工作表 移动或复制工作表 重命名工作表 编辑工作表 对于创建好的工作表，用户可以利用Excel的编辑功能，对工作表及其数据进行各种操作和处理，以保证工作表数据的准确性。 编辑工作表的基本方式如下： 选定单元格或单元格区域 修改单元格内容 编辑行、列和单元格 移动和复制单元格或区域的数据 格式化工作表 建立好工作表之后，通常还需要对工作表进行格式化操作，这样可以使工作表更加美观，同时工作表中的各项数据更易于阅读。Excel提供了丰富的格式化命令，最常用的几种如下所示： 设置单元格格式 调整行高和列高 设置条件格式 自动套用格式 隐藏与取消行与列 为工作表添加背景图案 工作表的计算 在工作表中进行数据计算，是Excel的重要功能。掌握好这部分内容，是使用Excel进行数字管理的先决条件。Excel提供了公式与函数，为用户分析和处理工作表中的数据提供了很大方便。在工作表中，可以使用公式对表格中的原始数值进行处理。通过公式及在公式中调用函数，可以进行简单的数据计算，还可以完成较为复杂的财务、统计及科学计算等。 使用公式计算工作表 公式是在工作表中对数据进行分析的等式。它可以对工作表数值进行加法、减法和乘法等运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。用户在学习时应注意以下几个要点： 公式中的运算符 公式中的运算顺序 使用自动求和功能 使用函数计算工作表 函数可以看作Excel包含的内置公式，用来对单元格区域进行计算。Excel中包含了各式各样的函数，方便用户工作中的各种运算，大大提高了工作效率。函数作为预定义的内置公式，具有一定格式的语法，要想正确使用它，首先掌握它的语法。函数的语法为： 以函数名称开始，后面是括号，括号里是以逗号隔开的计算参数。 如果函数以公式的形式出现，必须在函数前面输入等号。 参数可以是数字、文本、True或False的逻辑值、数组、形如“#N/A”的错误值，或单元格引用，也可以是常量、公式或其他函数。 给定的参数必须能够产生有效的值。 数据的管理和分析 Excel与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选显示。对于大量数据，可以使用数据透视表，快速合并和比较大量数据。 在数据清单中添加新数据 在工作表数据清单中，可以使用两种方法添加数据记录，即在工作表中直接输入数据记录和使用【记录单】输入数据。记录单是数据清单的一种管理工具，它提供了简捷的方法在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录。 数据排序 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为