秘书沟通协调的策略技巧.ppt

《管理文秘实务》;一、组员及任务分配;沟通协调在秘书工作中的重要性 ;;;;;为什么沙僧算是一个好“秘书”呢？;通过学习，你应能够： 1.了解秘书沟通与协调工作的内容 2.了解造成沟通障碍的原因 3.正确处理与上下级的关系 4.掌握不同关系协调的程序与方法;第一节　 沟通;;沟通的种类;;;;一、协调的含义 1.协调的定义。协调，从字面上来说，就是同心协力、配合适当的意思。就一般意义而言，协调是一个系统内各个部分之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。 2.协调的意义。美国现代管理学者迪克·卡尔林明确指出：“协调的功能在于使一个组织中的所有单位的活动同步化、和谐化，以便达到共同的最终目标。”协调的目的就在于消除内耗，化解矛盾，把各方面的力量组成一个和谐统一的合力，以求最佳管理效???，实现共同的目标。;二、协调工作的要求 1．要有把握全局的综合素质 2．要有承担责任的勇气 3．要有良好的工作作风 4．要有较强的判断能力 5．要有健康的心理与良好的性格 6．和谐的人际关系 　好的人际关系可以使协调人面对复杂情况周旋自如、游刃有余。应当善于团结人、关心人、支持人，使人感到可亲、可信、可敬。 7．其他。此外，还要有灵活多样的协调办法和技能，因势利导、因地制宜、因时制宜。;三、协调工作的原则 1．思想领先的原则。既要就事论事，解决实际问题，更要就事论理，解决协调对象的思想问题，用思想上的一致带动工作行动上的一致。 2．服从全局的原则 3．调查研究的原则 4．逐级负责的原则 5．协商处理的原则;四、协调的内容 1．事务协调。事务协调是指根据领导的意图，对各单位、各部门之间及单位内部就有关公文制发、会议安排、工作和生活保障以及行政管理等事宜的协调。 2．政策协调。政策协调是指政策制订中的协调工作和政策本身所具备的协调性。 3．关系协调。关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调，主要包括对上关系协调、对下关系协调、同级关系协调、群众关系的协调、领导之间关系的协调、秘书与领导关系的协调等。 ;（1）对上关系的协调。。 （2）对下关系的协调。 （3）同级关系的协调。 （4）群众关系的协调。 （5）领导之间关系的协调。 （6）秘书与领导关系的协调。 ;小提醒 秘书在处理与群众的关系时的注意事项 1．热情接待群众，认真倾听群众的意见，及时向领导反映。 2．在力所能及的情况下，帮助群众解决实际困难和问题。 3．对群众中存在的一些一时难以解决的矛盾，一方面要缓解矛盾，另一方面要请示领导，创造条件逐步解决。 4．在制定规章制度时，要全面考虑群众利益。执行中发现制度有问题，要及时向领导反馈，并提出修改意见。 5．处理群众矛盾时，要站在公正的立场上，积极化解矛盾。 6．在协调群众关系时，不能以势压人，要以理服人。;小提醒 秘书协调领导间关系时的注意事项 1．对领导不分远近高低，都要做好服务工作。 2．请示工作时，一定要按领导的分工对口请示，不要多头请示，也不要越级请示。 3．不参与领导成员之间的个人矛盾。 4．参加领导班子办公会议时，要认真作好会议记录，并将会议记录送缺席的领导成员阅知。避免产生因沟通不畅出现的误会。 5．当领导成员间发生争执时，如果秘书在场或不得不进行协调时，秘书人员??能通过请示工作、接电话等方式让双方停止争执，待冷静下来后再深入进行讨论。;6．加强与领导思想上的沟通和交流，建立相互信任关系。 7．不假借领导的名义以权谋私，损害领导的名誉。 8．加强自身修养与服务意识，提高工作能力。 9．秘书要服从领导，领会领导意图，完成领导交办的工作。 10．尊重体谅领导，虚心接受批评，被误解不在人前辩论 11．维护领导威信，不在背后议论，给领导提意见注意场合。 12．领导工作的失误，秘书要积极采取措施，弥补和消除影响。 13．善于总结领导的活动规律，工作上与领导步调一致，为领导提供高效率的服务。;;;;“冷”协调，指运用“冷”处理的办法解决矛盾。“冷”协调的特点是避其锋芒，以柔克刚，等对方情绪稳定之后，“后发制人”，达到协调的目的。热”协调。指的是用“热加工”的方法解决矛盾，达到协调的目的。这种方法适用于人际关系协调。“热”协调的特点是掌握“火候”，乘热打铁，一举成功。;