贵宾接待务.doc

贵宾接待服务 一、接待级别的划分 贵宾指的是指到访的省、市、部甚至国家领导以及机关各部门或集团领导邀请的主要专业、客户、投资方、外国朋友等来宾。根据来访人员的级别、访问对象、来访内容的重要程度，可以将贵宾分为不同的级别，并配以不同的接待及应对措施。 （一）一级贵宾 一级贵宾指的是国家领导、外国政要等。 （二）二级贵宾 二级贵宾包括国家省部级及以上官员、国际著名公司总裁或董事长，以及区领导特邀的国际及国内院士级以上著名专家学者、国际组织官员；及其它省市领导等。 （三）三级贵宾 三级贵宾指的是市委市政府局级以上官员、机关内相关部门特邀的国内外著名专家学者以及区委、区政府领导特邀佳宾、外来投资公司总裁或董事长等。 （四）其它佳宾 由集团内各部门自行邀请的或未经预约来访区委、区政府领导的其它佳宾。 二、接待准备工作 （一）领取接待任务 1、接待任务的领取途径 二级及以上贵宾的接待主要由集团后勤办公室发出的贵宾接待通知为准，但每周五管理服务中心主管应主动向集团后勤办公室询问下周主要接待任务。二级以下的贵宾接待信息可以由集团后勤办公室获取。所有收集到的贵宾接待信息均应及时报告管理服务是心主管。二级以上贵宾的接待信息必须第一时间报告公司物业部。 2、接待任务的记录与确认 接到贵宾接待通知信息时，除非上级领导认为出于保密不宜公开 的信息外，一般要求接通知人员做好以下内容记录：a、来宾姓名性 别。b、来宾人数、车数、陪同主要人员姓名、数量。c、来宾到达时 间、离开时间。d、来宾造访部门、行走路线。e、有无特殊要求等。 如果来宾是二级以上贵宾，在来宾到达前一天须由管理服务中心主管亲自再次用电话向集团后勤办公室确认以上信息，以防有变化。所有贵宾信息记录必须做好保密措施。 （二）制定接待方案 在接到贵宾接待任务后，管理服务中心主管带领各部门负责人研 究制定接待方案，方案应包括：1、清洁准备；2、场地装饰及布置准 备；3、秩序维护准备；4、设备应急准备；5、会务准备；6、餐饮准 备；7、前台接待准备以及其它特殊要求准备等。由各部门根据来访贵宾的级别做出本部门应对准备方案。 （三）现场准备 1、一级贵宾接待 （1）消防安全：提前一周对大厦进行安全及消防安全大检查，消除一切安全隐患，并对全体员工做好突发事件处理的培训工作。接待当天按一级秩序维护措施实行，全体人员取消休假，主要由公安机关执行保卫工作，必要时与公安机关联合执行秩序工作。 （2）工程技术保障：工程人员提前一周取消休假，提前一周对大厦内全部主供配电系统、空调系统、消防系统、电梯系统、弱电监控 系统、会议音响系统、道闸以及贵宾所途经路线建筑外观进行大检查， 及时更换或修复损坏或老化部分，必要时某些部件要预存备份。接待 前一天再次对主要系统进行全面检查，确保接待当日机电设备的正常 运作。 （3）清洁卫生：提前一周进行彻底清洁，对主要石材养护、地面、墙面、卫生间、死角进行清洁，对主要接待场所灯具进行清洁，对所有花盆进行彻底检查，对大厦进行一次“四害”消杀。接待前一天再次对贵宾途经场所进行全面清洁，并做好跟踪保洁措施，确保场所洁净、不打滑。 （4）场地布置：主要根据集团后勤办公室的布置要求进行布置。内容包括从门口到电梯门口铺红地毯；根据集团后勤办公室的要求设置 相应标语；根据集团后勤办公室要求进行室内外及会议场所的花木布 置；根据集团后勤办公室要求进行彩灯的布置等。 （5）会务准备：提前一周彻底检查需开会的场所，对各音响系统均应逐一进行调试，对麦克风等应准备好备用件。会议内场景及鲜花、水果等布置按集团后勤办公室要求进行预约布置。 （6）餐饮准备：如果集团后勤办公室安排在集团食堂就餐，保洁人员应提前一周将食堂进行清洁，接待人员需提前将送餐托盘等物品清洁、整理、归位，并提前干洗工装。 （7）其它：贵宾到达当日务必确保大厦门前交通通畅，大厦外围路面除区领导及接待用车外，其它车辆不允许停留，确保足够车位及安全。前台员工应坚守岗位，并及时做好引导工作。大堂秩序人员要主动为来宾及领导开车门、提行李等。 2、二级贵宾接待 （1）安全保卫：提前两天对大厦主要部位及贵宾途经路径进行安全及消防安全大检查，消除一切安全隐患，并对所有秩序员做好突发事件处理的培训工作。接待当天按二级秩序维护措施实行，全体秩序人员取消休假，全体秩序员配合公安系统的工作。 （2）工程技术保障：工程技术人员提前两天对主要供配电系统、空调系统、消防系统、电梯系统、弱电监控系统、会议音响系统、道闸等进行大检查，及时更换或修复损坏或老化部分。 （3）清洁卫生：提前一天进行彻底大清除，对主要对主要石材养护、地面、墙面、卫生间、死角进行清洁，对接待场所花盆进行检查，并做好跟踪保洁措施，确保场所洁净、不打滑。 （4）场地布置：主要根据集团后勤办公室或相关接待部