干部人事案管理岗位培训讲义.ppt

每类条章盖在每类的卷首，暂时没有材料的也要盖上类目名称，以固定类目的位置，待以后再有新材料时“对号入座”。顺序号书写的位置，每份材料从1号开始往下编写，有多少份材料，就编多少号码。需要注意的是，每类后面都要留出适当的空格。一般来说，年龄小的多留些，年龄大的多留些。要求每一类约占目录一面，注意三类、四类、九类可适当多留出一面，每人至少要留6-7页目录。 材料名称栏：材料名称是目录登记的核心内容。我们在实际整理档案过程中，应注意两个问题：一是对于过于冗长的标题，可采取缩写的办法来解决，比如“申请专业技术职务呈报表”只能缩写成“技术职称呈报表”，而不能简化成“呈报表”；二是对于题不对文和没有标题的材料，目录登记者要自拟标题。因此，要求自拟的标题语言不但要准确、精炼，而且要使语言规范，不能太笼统，否则就失去了目录登记的作用。为了使与其他材料名称有所区别，对自拟的题目“【】”号括起来，以示该题目系登记者所加。 材料形成的时间栏：材料形成的时间，一般采用材料落款表明的最后时间。材料最后末签署时间的，如无可靠依据，一般不再注明。材料时间的填写上应注意，年份必须写全称“1998，2008”，而不能简写成“98，08”。 份数栏：材料份数，以每份完整的材料为一份。 页数栏：按材料右下角铅笔书写的总页数填写。 备注栏：需要说明的事项。 目录登记的要求 书写目录要工整、正确、清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写目录。 目录登记要逐项认真填写，做到登记与实际材料的内容、时间、份数、页数相符，准确无误。 目录卷面要整洁，不得勾画、涂改。 目录登记完毕，应该和干部档案材料进行认真地核对，做到数量、位置、形成时间、类属号相一致。一般每份档案卷都有好几张目录，几页目录放在一起不能分开。 第五节 干部档案材料的复制与加工 一、干部档案材料的复制 干部档案材料的复制，就是用一定的手段，按照档案材料原件内容和外形重新制作一份或数份材料。 复制的范围 哪些干部档案材料需要复制呢？ 建立副本所需要的材料，建立副本各单位可根据具体情况自行决定。 字迹不清的材料。由于年久纸张变质，墨水褪色，唯以辨认，影响使用价值，这种材料需及时进行抢救。 圆珠笔、复印纸、铅笔等书写的材料。按规定圆珠笔、复印纸、铅笔书写的材料不能归档，但是由于受历史和其他方面的原因，档案中已归入了一些不合格的材料，为使这些材料长期保存，就必须对其进行复制。 复制的方法 静电复制 打印复制 抄写复制 手描复制 二、干部人事档案材料的技术加工 技术加工是指在不损害档案材料的文字内容，保持档案历史原貌的前提下，对一些纸张不规范、破损、卷角、折皱的材料，以最大限度的延长档案寿命所进行的技术加工。技术加工的内容包括对干部人事档案材料的修裱、加边、折叠、粘贴和剪裁。 剪裁与折叠。对超过16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料需进行折叠，折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的材料，要保持整个案卷的平整，文字不得损害，便于展开阅读。 裱糊。对损坏、卷角、折叠和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的纸必须是采用白纸。 加边与包边。所谓加边是指对过窄或破损未空出装订线的档案材料，在装订线一边加一条白纸边，拓宽材料的装订位置，保证打眼、装订不压字和损伤材料内容。所谓包边是指对一些破损、多页零散的材料在装订线一边用白纸包边。 拆除档案上的大头针、曲别针、订书针等金属物品，以防氧化锈蚀材料。 第六节 干部人事档案材料的装订与入库 经过干部人事档案内容的分类和档案材料的归类、排序和编 目、复制与技术加工之后，最后一道工序就是装订入库。 装订 装订是将零散的档案加工成册，它是档案整理工作中的重要 步骤，能够巩固整理工作中以上各道工序的成果。 装订工作的要求是：装订后的档案，材料排序与目录相符， 卷面整洁，全卷平整，平坦，装订结实实用。 装订具体做法是： 将目录与材料核对无误，避免出现缺份、缺页、错页，把差错消灭在装订之前。 把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，材料条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐，其余两边基本整齐。 材料左侧竖直打孔。空距规格应符合规定的标准（最好购买三眼打孔机）。 系绳。一般用50公分左右长短的绳子，不允许实用金属卡规定。 按照中组部统一要求，一律使用规定的标准干部人事档案卷皮，档案卷皮书写档案人的姓名。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。 二、入库验收 验收是对装订后的干部人事档案，按照《条例》、《细则》等有关文件规定的标准，全面系统地检查其是否合格的一项工作。它是干部人事档案工作中的最后一道关口，也是干部人事档案整