总承包工建设项目档案管理规定.doc

总承包工程建设项目档案管理规定（试行） 1 总则 1.1 为做好总承包工程建设项目（以下简称总包项目）过程文件和竣工资料的收集、整理、编制及归档工作，确保总包项目档案资料的完整、准确、安全、有效，结合我公司具体情况，特制定本规定。 1.2 本办法适用于总包项目档案管理工作。 1.3 总包项目档案是本单位在项目总包过程中即投标、招标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及其他形式与载体的文件材料。 2 总包项目档案的管理 2.1 总包项目档案实行集中统一管理，档案部门负责监督、检查和指导总包项目的档案收集整理工作。各总包项目档案应在项目竣工验收后两个月内，向我公司档案部门移交。 2.2 如遇特殊情况不能及时进行竣工验收的总包项目，应在设计、施工完成后两个月内，向我公司档案部门先行移交设计、施工过程中形成的文件资料，竣工验收合格后交齐全部竣工资料。 2.3 总包项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的验收和归档工作。　　 3 项目档案收集人员职责 3.1 总包工程立项，在确定项目经理后，必须明确一位项目负责人分管档案工作，并建立与总包档案工作任务相适应的管理机构，指定一名专业技术人员作为项目秘书负责总包项目全过程的文件收集、整理工作。 3.2 总包项目档案负责人负责监督、指导、检查本项目全过程文件的收集、整理、归档工作；并负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。 3.3 项目秘书负责（根据项目规模大小，参考总包项目文件归档范围）编制项目文件归档清单，一式两份，双方签字，交档案科备案，作为项目竣工后归档文件的验收凭证，同时做好总包项目过程文件的收集、整理、归档工作。 3.4 建立项目经理档案收集责任制,签订责任书。 4 文件的收集要求 4.1 与总包项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全。详见《附表4.1 总承包项目文件归档范围》。 4.2 收集的文件必须合理有效，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 4.3 需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 4.4 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰和着色牢固。 4.5 声像文件材料应保证载体的有效性。并应全面反映项目开工、竣工、隐蔽工程验收以及上级领导到现场视察、指导工作等内容。 4.6 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 5 文件的整理与归档 5.1 应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目和单项或单位工程进行整理，便于档案的保管和利用。 5.2 总包工程由多个单位分包组成时，工程文件应按单位工程组件。 5.3 每件（册）文件不宜过厚，一般不超过40mm。 5.4 不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 5.5 声像材料整理时应附文字说明，照片档案必须对每张进行著录，即注明项目、事由、时间、地点、人物（照片上如果有领导人，则要注明领导人的姓名和职务）、作者等内容。每一总包项目照片档案至少归档20张。 5.6 件内文件的排列：一件内有数份文件组成的，应编制件内目录，包括序号、名称、起始页，最后一份填写起始和终止页号。件内目录： 目 录 1、XXXXXX ……………………………………………………………… 1 2．XXXXXX ……………………………………………………………… X … … … n．XXXXXX …………………………………………………………… XX～最后页 （注：序号N为最后一份文件内容） 5.7 每件（册）文件应加装封面，封面应注明：工程名称、工程代号、文件名称、建设单位、承包单位、建设工程开/竣工日期等。封面字体大小和排版要求可参照相关设计文件模板，原则格式要求如下： XXXXXX（工程名称） XXXXXX（工程代号） XXXXXX（文件名称） 建设单位：XXXXXX 承包单位：XXXXXX 建设工程开/竣工日期：XXXXXX 5.8 卷内文件（册）以件为单位编写页码。除封面、件（册）目录外，有书写内容的页面均应编写页码，页码编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；各件（册）间不连续编页码。页码统一用铅笔编写。 5.9 总包项目竣工验收后两个月内，向院档案科移交档案。 5.10 档案科严格按照总包项目立项表的内容，对归档的文件材料进行验收，验收合格方可接收。文件归档人编制文件移交清单，一式两份，办理移交手续。 6 其他