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档案信息化建设 铁岭市档案局 黄丽香 一 我市档案信息化建设现状 二 档案信息化建设主要内容和基本原则 三 档案数字化主要标准及具体工作流程 四 怎样做好本单位的档案数字化工作 一、档案信息化建设现状 1、开展的极不平衡.空白单位还有相当比例,人员更迭造成此项工作断点. 2、电子档案处在无人监管的无序状态。 3、软件功能不够强大，过于单一，只注重检索功能，主要管理功能缺失。 4、整个操作过程不够规范，更没有进行系统培训，没有对技术标准进行要求和贯彻，无法保证数据质量。 5、对数据库没有进行有效的安全管理 二、档案信息化的主要内容和基本原则 1、档案信息化: 是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织 下，全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行 处置、管理和提供利用服务。 二、档案信息化的主要内容和基本原则 三、档案数字化标准和具体工作流程 （一）档案数字化 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 （二）档案数字化原则： 基本原则： 检查档案原载体质量，确保数字信息的真实、完整。 采用先进的数字技术，确保数字化成果长期有效、数据兼容和安全转移。 采取有效措施，确保数字成果安全。 必须符合国家档案数字化的要求及有关规定。 数字化对象确定原则： 社会利用价值较高的档案优先数字化。 开放的档案优先数字化。 馆（室）有特色的档案优先数字化。 永久、长期保存的档案优先数字化。 确保档案信息资源的有机联系。 (三)、基本环节： 重要标准 辽档发[2008]10号 《辽宁省档案数字化技术标准》 四、怎样做好本单位的档案数字化工作 （一）数字化工作主要内容： 1、电子文件归档管理： 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并或在通信网络上传送的文件。 电子文件归档标准 辽档发[2005]1号文件 《关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规定〉的通知》 标准要求： ◆规定要求：已开展办公自动化的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。 ◆规定要求：对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用文件格式，同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。 ◆规定要求：在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存的电子文件，应采取“双套制”的保管方式，并建立互联关系。 标准要求： ◆ 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴定，并由鉴定负责人签署审核意见。 ◆电子文件归档分为逻辑归档和物理归档，逻辑归档随时进行，物理归档要按“电子文件集”进行管理。 ◆电子文件著录项目要求与纸质档案一致 ◆电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志。 ◆归档电子文件一般不加密，必须加密的要与其解密软件和说明文件一同归档。 2、室藏档案的数字化加工 ◆室藏所有门类载体档案的目录数字化 ◆室藏纸质档案的全文数字化 ◆室藏照片、音像档案的数字化 ◆室藏相关资料的目录数字化 ◆数据的有效挂接 （二）目录数字化工作： 1、文书档案目录数据库的建立标准要求： 《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式》 《案卷级目录数据库结构》 《文件级目录数据库结构Ⅰ》 列有30项著录项目，其中必著项目有15项： 档馆代码 页数 文件形成时间 全宗号 档号 控制标识 目录号 题名 保管期限 案卷号 责任者密级 组织机构代码 件（页）号 文件编号 《文件级目录数据库结构Ⅱ》 列有32项著录项目，其中必著项目有16项： 档案馆代码 室编件号 文件编号 全宗号 馆编件号 文件形成时间 年度 页数 档号 保管期限