高效会议统.ppt

高效会议系统 WentyleZX 经理人的困惑 每天要开很多的会，有意义的、无意义的；与工作有关的、与工作无关的； 在某些公司，会议时间占了一大半，根本没时间做事，比如工作安排、工作指导与检查、思考问题 议而不决、决而不行、行而无果的会议，会上说了，会后算了 你还遇到了哪些会议的问题？ 会议目的 分析和解决问题 达成共识、统一思路 沟通手段 传达资讯 决策与资源共享 协调工作矛盾 检查工作进度 课程意义及适用对象 本课程帮助部门经理人员系统会议管理的方法，快速提升本团队的整体素质和工作效率。 适合公司部门经理或中层以上管理者 会议诊断 项 次 原因 具体表现 1 时间安排得不合适 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 2 地点安排得不妥当 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 3 开会对象选择不对 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 4 主持人影响力不够 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 5 参会者的技能不够 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 6 准备工作不够充分 开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 7 目的和结果不明确 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 课程目录 一 会议组织原则 二 职责 三 会议分类 四 会议准备 五 会务执行 六 会后监督 七 会议管理 八 快乐基金 九 工具及支持 一 会议组织原则 布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。 检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。 汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。 请示工作讲方案（存在问题点与建议）。 回忆工作讲感受（成绩与借鉴、检讨）。 拿数据说话 一 会议组织原则 专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会。 对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与。 会议采取签到制（语音、视频以现场点名记录为准）。 拿记录说话 二 职责界定 主持人 会务秘书 参会人员 稽核与跟进 IT部门 督查组（委员会） 拿权限说话 各司其责 三 会议分类 会议按层级与范围分公司、部门（本部、部、课、班、组、拉/线）两级 会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。 三 会议分类 常见例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。 总经理工作会 生产（业务、技术）协调会 品质周/月会 部门周例会 月度工作总结会 季度工作总结会 年度工作总结会 三 会议分类 常见专题会： 凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及两个以上部门间（不含的两个）沟通与协调的会议；原则上只需两个部门进行沟通的事项，不再单独组织会议。 项目评审会 订单分析会 关于打倒小日本的动员会 四 会议准备 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 会议准备工作核对单 四 会议准备 1前期准备：除紧急会议外，其它会议至少提前2小时（工作时间）由会务秘书将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集；未提前通知的非紧急会议，与会人员有权拒绝出席。 2通知内容：应将会议名称、具体时间、地点、会议形式、与会人员、会议主题详细告知与会人员；需要与会人员特别发言的（需提供数据统计、技术资料、案例分析等），应在会议通知中注明或特别通知；会议通知可以以邮件方式发送，但在发送邮件后应电话通知与会人员。 四 会议准备 3会务应于开会前五分钟准备好会场及开会时的演示设备及相关资料；各参会人员进入会议室前应准备并携带好相关资料。 五 会务执行 1纪律要求 1.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席。 1.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则分别执行20元/次（迟到、早退）和50元/次（缺席）快乐基金；与会人员中途有急事离开须征得主持人同意。 1.3会议中，与会人员手机应调至震动或静音；如因手机铃响或接听电话干扰会议，执行