利用Excel快速生成自定义账表.doc

利用Excel快速生成自定义账表［摘 要］ 日常会计核算中，除了使用财务软件提供的制式账表外，往往还需要根据实际情况设置满足单位不同需求的自定义账表。除了聘请软件公司二次开发外，还可以利用Excel对财务软件导出的制式账表进行加工，以快速生成各种自定义账表，简便灵活又经济高效。 ［关键词］ 数据加工；自定义账表；Excel函数 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 004 ［中图分类号］ F232 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）17- 0009- 02 本文以某基本建设项目及用友Ｕ８软件为例说明利用Ｅxcel快速生成自定义“项目投资情况完成表”的方法及这一方法的其他应用。 1 示例简况 假设有一基本建设项目，使用国有建设单位会计制度，其账簿设置如下： 1.1 项目分类及项目信息 （1）项目下设Ａ、Ｂ、Ｃ三个分项工程，项目编码分别为１０１、１０２、１０３。 （2）每个分项工程下设２个单位工程，项目名称及编码分别为：Ａ－１单位工程，编码１０１０１；Ａ－２单位工程，编码１０１０２，以此类推。 （3）每个单位工程下还设有明细工程，项目名称及编码依同样规则设置，即：Ａ－１－１明细工程，编码１０１０１０１；Ａ－１－２明细工程，编码１０１０１０２，以此类推。 1.2 科目设置 （１）一级科目按国有建设单位会计制度设置，包括：１０１ 建筑安装工程投资、１０２ 设备投资、１０３ 待摊投资等科目。 （２）明细科目按项目核算需求设置。１０１ 建筑安装工程投资下设有：１０１０１ 建筑工程投资、１０１０２ 安装工程投资；１０２ 设备投资下设有：１０２０１ 在安装设备、１０２０２ 不需安装设备；１０３ 待摊投资下设有：１０３０１ 建设单位管理费、１０３０３ 勘察设计费。 1.3 报表设置 其报表名称为“***基本建设项目投资完成情况表（截至*年*月*日）”，反映截止至某一时点的项目投资完成情况，格式如下： （1）横向表头为占用类科目，主要包括三大投资及往来款的一至二级科目。 （2）纵向表头为各级项目，按项目编码依次排列。 （3）表体内容反映某项目某科目截至指定时点的支出数。 2 在用友软件中设置“项目一览表” 在用友软件中，能够提供上述报表所需基础数据的制式报表是项目一览表，设置方式如下： （1）选择“总账—项目成本一览表”功能。 （2）设置项目成本一览表查询条件。 日期：起始日期为账套启用日期，终止日期为报告要求截止日期。 选择进行成本统计的科目：按报表横向标题栏选择１级或２级科目（上下级科目不能同时选择，因此涉及２级科目的选择２级科目，１级科目支出数在Ｅxcel表中通过合计公式生成）。 选择进行冲减统计的科目：可根据需要选择，本例中暂不设置。 包含未记账凭证：按需要选择是否包含。 设置完成后可点击“保存”，将上述设置保存为项目一览表模板。 显示项目：可对项目范围作选择，本例不作设置，默认为全部项目。 （3）生成项目成本一览表。需生成金额方向分别为借方和贷方的两张一览表，并将所生成的数据表全部导出为Ｅxcel工作表，可分别将标签名定义为“借方一览表”、“贷方一览表”。 3 生成报表 3.1 设置报表模板 按照“一、示例简况”中的报表格式设置模板，并为工作表标签取名为“报表”。将软件导出的“借方一览表”、“贷方一览表”与设置的模板“报表”3个工作表并列在一个Ｅxcel工作簿中。 3.２ 添加取数函数 在合计及小计栏添加相应的ＳＵＭ函数。 3.３ 定期更新报表 保存已添加好公式的报表，以后期间只需将“借方一览表”、“贷方一览表”两个工作表通过复制、粘贴的方式更新为软件最新导出的一览表即可。 4 其他应用 上述方法也适用于利用软件导出的制式账表或凭证数据表生成季度报表、跨年度及跨账套查询表等其他自定义账表，关键在于报表模板中应有与导出数据表相联系的取数标识，如科目名称或科目编码、项目名称或项目编码等。掌握这一关键点后，运用ＳＵＭ、ＳＵＭＩＦ、ＳＵＭＩＦＳ（此函数仅Ｅxcel ２００７及以上版本可用）等几个简单的Ｅxcel函数，即可将会计软件导出的数据表加工成各类工作中需要的报表，且一次设定后只需简单的复制粘贴即可更新，简便高效。 1