档案培训课件--整理、验收与移交20121201.ppt

工程及档案信息数据盘填写方法： 工程及档案信息数据盘填写方法： 打印预览时卷内目录下面的案卷题名应在页面设置里选择设置页眉页脚，将案卷题名填写在后面（案卷题名的字号为9号）。 工程及档案信息数据盘填写方法： 注意事项： 卷内目录保存时，如起名为A-1.XLS，注意文件名A-1后面不要有空格。 　电子档案 打印卷内目录一份放在每卷档案的首页，其中工程准备阶段文件中国有土地证、建设工程规划许可证及附件附图等不能提供原件的需提供原件的扫描件（要求24位彩色扫描，格式TIFF，分辨率为300dpi,扫描文件命名规则为：001001，001002，001003……）并核查原件留存复印件。每个单位工程首卷的归档说明也要提供扫描件，格式同上。然后按要求填写卷内备考表。 建立索引目录卷，按要求填写“建设工程档案编制说明”，加盖相关部门公章责任人应当签字盖执业章，打印工程概况及案卷清单一份，并将各案卷卷内目录附后。 5．工程档案验收 建设单位持按上述要求全部整理完毕后，将装盒整理的全部竣工档案及声像资料、电子档案至城建档案馆一楼服务大厅窗口提请验收。 （1）窗口接卷后安排承办人按规定对工程档案进行鉴定验收，提出验收意见；如鉴定不合格，承办人应填写《建设工程档案验收整改通知单》，告知不合格的原因和整改要求，退回建设、施工单位进行整改；对鉴定合格的，应及时报科室负责人复审。 （2）验收合格并向城建档案馆移交一套完整的，符合整理规范的纸质、电子、声像档案后，经科室负责人批准后，具体承办人指导归档人员办理《建设工程档案接收和移交证明书》一式两份，由双方签字盖章后，一份交报送单位，一份留存归档。 档案报送、查询都在城建档案馆一楼服务大厅 城建档案馆业务咨询电话：6293480 城建档案馆业务群号：178798404 260797902 273831196 业务群实行实名认证 （2）编制卷内目录 ⑤日期。日期填写文件形成的日期，即文件的发文日期。 文件形成日期可能为某日或某个阶段。文件形成日期为某日的直接填写年、月、日形成日期；若是某个阶段形成的文件，如设计变更单为2010年7月1日～2011年8月12日形成,此时日期应填2010年7月1日～2011年8月12日。质保资料的编制日期可以省略。 ⑥页次。页次填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。每份文件无论是单页还是多页，都只填写首页上的页号。如最后一份文件为1页时，也要填写起止页号，如最后一份文件的页号为70，在目录上应填写70～70。 ⑦备注。备注填写本份文件须说明的问题，如复印件等，有则填写，无则空白。 （3）编制卷内备考表 ⑤卷内备考表是说明卷内工程文件状况的表格，排列在卷内文件的尾页之后。卷内备考表分两栏，上面一栏由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成，由工程档案立卷单位填写。立卷人（或审核人）对案卷组卷情况填写的说明（或审查）要准确和实事求是的填写。说明，是对本案卷完整、准确情况的说明。主要是对卷内文件复印情况、页码错误情况、文件的更换情况、主要文件缺少情况等的说明。如没有需要说明的事项可不必填写。 立卷人、审核人是本案卷立卷责任人，应对本案卷立卷负责。立卷人为文件形成单位填写,谁立卷谁填写，并加盖执业章。审核人：施工文件资料卷由施工单位项目经理签字，竣工图卷由施工单位技术总负责人签字，监理文件由项目总监签字，项目前期文件和竣工验收文件由建设单位项目负责人签字，有执业章的应加盖执业章，注明日期，以示责任。 （4）编制案卷封面 案卷封面采用内封面形式，案卷封面的内容内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷和第几卷。 （4）编制案卷封面 下面重点介绍一下案卷题名的编制： 案卷题名是本案卷的名称，工程档案案卷题名应能简明、准确的揭示卷内文件的内容，作为档案的检索、查阅和提供利用的依据。案卷题名的内容应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容。工程名称为建设工程项目名称和单位工程名称，专业名称指的是工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等不同专业文件名称。卷内文件内容指的是本案卷文件或竣工图内容的具体名称。案卷题名应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按分卷和合卷的原则准确填写。同一层次中的两卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。同一份、类、次文件材料内容可以用“（一）、（二）……”表示。 （4）编制案卷封面 以下举例说明：