档案管理课件 九 检索、利用(第1、2节).ppt

第九章 档案检索、利用与编研第一节档案检索工作 一、档案检索工作 （一）内容 档案检索工作是对档案信息进行加工和储存，编制检索工具，并根据利用者的特定需求查找档案的活动。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件，包括档案信息储存和信息查检两方面的工作内容。 档案信息储存是通过各种方式将零散的档案信息组织起来，编制检索工具，形成检索系统，包括档案的著录与标引、检索工具的组织和检索系统的建立等内容。档案信息查检是指通过各种检索途径和检索手段将利用者所需要的档案信息从档案检索系统中及时、准确地查找出来，提供利用的过程。 一、档案检索工作 （二）档案检索工作的过程 1.档案的著录和标引 （1）档案著录：档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征指档案的主题，表现为档案的分类号、主题词、摘要等；外部特征指档案的标题、作者、形成时间、档号、文种、载体等。 （2）档案标引：是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。其中，给予分类号标识的过程称为分类标引，给予主题词标识的过程称为主题标引。 （3）档案著录标引的作用：著录和标引是建立档案检索系统的基础和前提。 一、档案检索工作 著录项目共分为7项： a.题名与责任说明项：正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件。 b.稿本与文种项 c.密级与保管期限 d.时间项 e.载体形态项：载体类型、数量及单位、规格。 f.附注与提要项 g.排检与编号项：分类号、档案馆代号、档号、缩微号、电子文档号、主题词及关键词。 其中正题名、责任者、时间、分类号、档号、缩微号、电子文档号、 主题词及关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。 一、档案检索工作 2.档案检索工具的编制：是将条目按照一定的规律和要求组织起来，编织成具有特定检索功能的档案检索工具。 3.档案检索工具体系的组织：即根据特定单位的需要把不同的检索工具组成一个有机的体系，以供不同需求的利用者查找利用。 一、检索工作的内容和意义 （三）档案检索工作的意义 1.档案检索是档案信息资源开发利用的必要方法。 2.档案检索是利用者获取档案信息的有效途径。 3.档案检索是提高档案工作水平的重要手段。 二、档案检索工具 （一）档案检索工具的作用 1.档案检索工具是连接档案管理者和利用者的纽带。 2.档案检索工具是开发档案信息资源，使利用者获得所需信息的钥匙 。 3.档案检索工具是档案人员掌握库藏档案情况，进行科学管理的手段。 4.档案检索工具是档案部门之间信息交流、互通有无的必备条件 。 5.档案检索工具是档案编研工作和统计工作的基础。 二、档案检索工具 （二）档案检索工具的种类 划分方式： 1.按编制方式划分 2.按载体形式划分 3.按功能划分 4.按内容范围划分 5.按信息处理的手段划分 二、档案检索工具 （二）档案检索工具的种类 1.按编制方式划分： （1）目录。目录是将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具，著录项目比较完整，利用较准确，应用非常广泛，如分类目录、题名目录。 （2）索引。索引是将档案中的某一内部或外部特征及其出处按照一定的顺序排列起来的检索工具，著录项目简单，提供的档案信息具体、针对性强，如人名索引、地名索引、文号索引。 （3）指南。指南是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的一种检索工具，它对档案信息进行概括，报道保存的全部或部分档案的来源、内容、价值、使用方法、检索途径等，可读性较强，能够作为工具书使用，但检索功能弱，如全宗指南、专题指南。 二、档案检索工具 2.按载体形式划分： (1)卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片上，把卡片按一定顺序排列而成的检索工具，如分类目录、案卷目录、全引目录、主题目录。它具有较大的灵活性，便于增减条目、调整顺序，可以利用一次著录的结果编制不同的检索工具。但成本较高，不便管理，不利于传递与交流。 (2)书本式检索工具。它是将著录条目按顺序排列并装订成册的检索工具，如档案馆指南、全宗介绍。书本式检索工具体积小，编排紧凑，成本低廉，便于管理，利于信息的交流，运用极为广泛，但缺乏灵活性，不可增减条目和调整顺序，不能反映所藏档案的详细内容。 (3)活页式检索工具。是介于卡片式和书本式检索工具之间的一种形式。每一页记录若干份同类文件或案卷的特征，一页著录不完接下页，再将著录好的活页按序装入书夹。活页式检索工具管理比较灵活，能随意增减，随时撤换，小型单位档案室可使用，但不适合产生档案数量多的单位，较难适应形式发展的需要。 二、档案检索工具 3.按功能划分 ：