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信息系统在医院人事档案管理中应用研究中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2012）07-000-01 摘 要 医院档案管理是医院管理工作中一个极其重要的组成部分，可以为医院管理者提供有效可靠的依据，对医院的改革发展具有重要意义。运用信息技术，对传统的人事档案管理工作方法进行改进，建立全面、真实、详细、连续的人事档案数据库系统,并实现资料共享和快速检索，可以快速准确的完成人事信息的数据处理，减轻人事档案工作者的劳动强度，保证了人事档案信息的及时性、真实性和准确性，从而提高信息利用的效率。 关键词 医院 人事档案管理 信息系统 医院档案是医院在从事各项工作中形成的具有重要价值的文字、图表、录音录像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作正常运行的可靠依据和有效参考。当前，随着医疗制度改革日益深化，医院管理现代化的不断发展，医院档案管理工作面临诸多新的机遇和挑战。医院应积极将档案管理和信息化有机地结合起来,有效地发挥档案工作在人事管理的重要作用。医院人事档案管理传统手段向信息化处理转变,这是医院人事档案的管理走向现代化是一个必然的趋势。 一、当前医院人事档案管理的现状 （一）人工操作费时费力 医院人事档案主要记载着医院工作人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。以往人工操作需要转抄，人为差错不可避免，一旦转抄错误，就会需要很多繁琐的人工程序来弥补，既费时又费力。手工操作的材料容易破坏，不利于管理的科学化、标准化、系统化。而数字化医院的发展为医院人事档案管理提供了方便快捷的条件。 （二）人事档案管理资料利用度不够 医院人事档案管理大多注重保管而不能有效利用，这样就需要大量的场地和场所，无形中增大了开支，不利于开源节流。加上隔一段时间就会对档案进行整理或查阅，容易造成磨损。 （三）档案管理信息化程度较低 医院人事档案管理的基础设施、设备条件和技术手段，相对落后于临床科室。信息基础较为薄弱，远远跟不上现代技术的发展。手工操作已经成了医院人事档案管理的“瓶颈”。 二、健全与完善医院人事档案信息管理系统 信息化是当今社会发展的大趋势,医院人事档案部门应该顺应潮流,建立和完善信息化人事档管理系统, 利用计算机技术和网络信息技术对医院的各种信息进行存储、加工、检索、传输，为人事工作提供便利，为医院各项工作提供有力的保障。笔者认为建立和完善人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考: （一）要强化领导的现代化意识 加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。现在大部分人事系统均来源于医院信息系统的附加功能,功能单一,只对为员工基本档案信息进行管理,诸如继续教育等新制度均没有提供支持,系统没有及时提供升级,往往对这样的新制度用手工做处理,日复月累,人事系统变成摆设。很多医院出于经济效益的考虑没有购买专用的软件系统,更不要说自己开发,这样耗时耗力。面对人事部门日益膨胀的工作需求,必须自主开发一套系统,为人事部门提供一个高效、可靠、成本低可持续的管理平台。 （二）要增强安全意识 数字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于现代技术的发展，计算机病毒、保密性等因素的困扰影响，档案管理人员应时时防范，提高警惕，具备较高的业务能力。要加强网路安全性教育，对高度保密的资料不可泄露，必要时加密防护。定期清理计算机，按时杀毒，使数字化信息系统正常运行。要建立有效的管理制度要保障数字化信息的安全、规范，必须在建立规章制度的约束下进行，以此保障网络的“平静”。使用安全性技术手段一方面保障基础的硬件设施建设，以减少硬件故障带来的损失。另一面，要及时将先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术等应用于其中，确保数字档案信息的存储和传输安全，使其有效对抗病毒和黑客的攻击。 （三）要重视人事档案信息系统的维护 人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到以下几点：一是要做到信息录入完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;二是要做到信息录入准确,只有准确的数据,数据库的后期维护才会有意义；三是培养时时更新意识,要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。 （四）要提高档案人员的业务技能素质 档案管理是一项具有很强专业性和操作性的工作，档案管理人员除具备对档案分类、甄别、装订、检索等相关专业知识外，同时还应具备计算机操作、信息检索以及统计分析等方面的知识技能，可以说信息化社会的档案管理人员是复合型人才，需要在工作中不断学习、补充，逐步提高档案管理的