浅谈档案利用信息反馈问题.doc

浅谈档案利用信息反馈问题摘要：档案利用信息反馈包括档案利用者在利用档案这一活动中的信息反馈，以及档案部门各个工作环节、档案工作人员的信息反馈。笔者针对在档案利用过程中出现的信息反馈问题进行探讨，提出相应的解决办法。 档案利用时档案一系列工作的最终目的，从档案的收集开始到整理工作，保管工作以及编研工作等等，都是为档案的利用打下基础，档案利用是档案工作的核心。然而我们在讨论档案利用的时候，似乎总是把重心放在档案部门为用户提供什么样的档案，以怎样的方式提供服务以及提供什么层次的档案信息服务，而忽略了信息反馈这一重要环节——信息反馈，我们在档案利用的工作中，就很难找到准确地定位，开放什么，怎么开放，对谁开放，这些问题不做准确的调研，档案的价值没有被体现，那么档案的开发利用工作就等于白做了。针对信息反馈问题，笔者从以下几点进行浅析。 一、档案利用中收集反馈信息的问题 1、收集的意识薄弱 虽然现在已经是二十一世纪，但是我国大部分的档案部门还处在自我封闭的阶段，不与社会进行接触，不会主动去创造效益，靠财政拨款过着“舒适”的日子。很多部门都不能正确看待档案利用的价值，就更不可能去花心思理解信息反馈问题，提高档案利用的效率。 2、收集的内容单薄 在档案利用的过程中，比较重视利用者信息反馈的收集，但是对于档案部门内部人员的反馈信息的收集显得没有那么注意；在档案利用者反馈信息收集方面，只注意了利用者利用效益的收集，但是对利用者在利用过程中提出的意见、评价，批评都给予了忽略，即使是效益方面也没有准确的数字统计，很多数字都存在不确定性，对以后的工作方针参考价值打了折扣；对于档案利用效果的信息收集上，层次不明显，没有进行详细的分类，比如对于档案利用过后产生较大经济效益的，有地方特色的等等，都没有进行系统的分类，对档案今后的利用都产生阻碍。 3、收集渠道比较单一 一般档案部门在收集利用的反馈信息都是靠一张“档案利用登记表”，利用者来利用档案时，只是简单的填写那张表，表的内容仅仅包括：姓名、单位、联系地址和电话和目的。利用者并不能也不会仔细填写利用的目的。这样会导致档案部门收集的信息内容不完整而且单一，难以掌握利用者的需求和利用趋势，这对档案部门调整档案利用的政策上产生一定的障碍。二是，档案部门与利用者联系并不紧密。虽然档案利用者留下了联系方式，但档案部门的工作人员并不会适时的联系利用者，对他进行信息反馈，让他主动就各个方面进行信息反馈。再是，我国的大部分档案部门的门户网站并没有将信息反馈放在网站上，成为网站的一个内容，网站的主要主用还是停留在宣传上面，与利用者或者网民没有互动的活动和信息。 4、收集方法比较被动 信息收集的主要来源是档案利用者。因此，对于档案部门而言，档案信息工作就会处在一个比较被动的局面。但是以信息反馈的重要性而言，要求档案部门的工作人员转变思想，变被动为主动。不能总是坐着等利用者进行信息反馈，要主动出击，收集新鲜的信息，在收集手段上，更是被动的接受利用者的信息反馈，对于利用者也没有通过电话或便函进行访问具体情况，且在收集过程中，重视数量轻视质量。重普遍性浅层次的反映，对于比较专业有层次的反映比较轻视。 二、档案利用的反馈信息处理 1、重收集而轻处理 多数档案部门对于利用者的信息反馈只是为了收集而收集。以为只要把信息收集齐全，进行分类就可以了，信息反馈工作就算做好了，缺少必要的技术分析，收集来的数据只能放在那里落灰，没有发挥出应有的作用。 2、缺乏组织和制度的保障 档案部门并没有设立专门的部门和组织来进行信息反馈活动，也就是说，他们并没有把信息反馈当作档案管理的环节，只是作为档案利用的伴随物，认为不需要花费人力和物力在信息反馈上。这样，使得档案信息反馈工作难以展开，没有相关部门负责，就会产生互相推诿的事情，这样就是致使信息反馈得不到及时有效地处理，并且工作程序也会杂乱无章，这样不仅把时间浪费了，同时也浪费了人力和物力，工作还做不好。 3、重经验而轻理论，重定性轻定量 档案部门对于信息反馈的问题并没有上升到理论的层次，只是用他们的经验来处理问题。他们依靠经验将信息分类，这种方法虽然很灵活，也很实用，但是很容易被主观影响，档案人员的情绪也会左右他们的分类。使得准确性打打打折扣。在笔者查阅的相关文献来看，对信息反馈始终是停留在实践的地位，并没有上升到理论的高度。这样，我们对反馈信息的分析很难达到普遍性，只能停留在各说各话的层面上。对于收集到的反馈信息很难做定量分析，因为计算过程比较复杂，现在只是停留在用简单的数学公式来进行计算，得出的结果并不精确，只能作为定性研究的补充和辅助。 4、缺乏反馈信息的再反馈 当档案有关部门收集到信息相关