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了解 Outlook 2003;在 Outlook 中，您可以将项目登记为约会、会议或事件。具体选择哪一项既取决于还有哪些其他的相关人员，也取决于您希望项目在日历中以何种方式显示。在日历中正确安排好项目的时间，各项事务的进展就会一目了然。 ;您需要先了解如何查找日历，然后才能查看其中的内容。要在 Microsoft Office Outlook 2003 中查看“日历”，请单击“导航窗格”中的“日历”按钮。 在使用此方法切换到日历时，Outlook 会在“导航窗格”中显示其他与日历相关的选项。;在 Outlook 中，当您在日历中输入项目时，可以从三种类型的日历项中选择。如果您了解了各种选项，就可以更有效地安排事项了。 约会??? 约会是只与您自己有关的活动。 会议??? 会议与约会类似。区别在于：您会邀请其他人参加会议。 全天事件??? 此类事件是一种持续全天的活动，但它不会在日历中预留时间。使用全天事件时，仍可在当天的日程中显示其他项目。 ;当希望显示您十分忙碌，但不涉及组织中的其他人时，请使用约会。当您需要会见客户、看医生对所做的项目进行调研时，可以输入一个约会，以便在日历中预留时间。 创建约会的方法 快速创建约会（或类似的任何日历项）的一种方法是选择所需的时间，右击，然后使用快捷菜单（如 3 号图片中的示例所示）。图中还显示了在日历中创建约会的其他方法。 您将在此填写详细信息，然后在日历中保存该约会。在本课末尾的练习单元中，您将有机会练习创建约会（以及会议和事件）。;通过会议图标可以分辨会议与约会之间的区别。;在此日历中，输入了“情人节”，作为全天事件。如果双击日历中的条目以查看其详细信息，您将看到“全天事件”复选框处于选中状态。此外还可以看到“开始时间”和“结束时间”值只是日期，而非时间。;在完成本课程之后，您将能够： 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议，查看谁将参加，进行更改，并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 ;一个成功的会议需要三个最基本的元素：组织者、参与者和地点。在这方面，Outlook 会议并无不同。此外，在 Outlook 会议中，每个???及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。 ;在 Outlook 中，会议中的每名“与会者”都由会议要求的“计划”选项卡上显示的某个图标表示。;会议组织者向与会者发送会议要求。要求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历”。响应返回给会议组织者。;由 Outlook 中称为“嗅探器”的功能来收发会议要求并跟踪相关的日历项。 查看“收件箱”中会议要求的信息栏或“日历”中的会议条目，就可以看到“嗅探器”的工作结果。 注意??? 要求和响应需要在“收件箱”中逗留一会儿，以便嗅测器有时间发现它们并且可以将它们添加到您的“日历”中。所需的确切时间不固定，但它的范围为 30 秒钟到 5 分钟，具体取决于您的特定设置以及当会议到达您的“收件箱”时 Outlook 正在执行的其他操作。如果您很着急，可以在“收件箱”中单击与会议相关的项，系统将立即通知嗅探器跟踪该项。 当您是会议组织者时??? 当您发送给与会者的会议要求以及与会者的响应在您的“收件箱”中时，嗅探器可以检测到它们。然后，嗅探器会使用相关信息更新“日历”和要求本身。例如，您可以查看信息栏以查看您的“收件箱”中由嗅探器计算的响应。 当您是与会者时??? 当您收到会议要求时，嗅探器会自动将该要求作为暂定项在您的日历中输入以帮助您减少重复预订的机会。需要有关跟踪是否重复安排了会议的帮助吗？嗅探器也可以提供这种帮助。例如，如果嗅探器检测到会议要求的较新版本，则该要求的信息栏会显示“该要求已经过时”。 ;当您是会议组织者时 ;作为会议组织者，您可以日历中建立会议并控制它。第一步是安排会议要求，该操作要从“日历”中执行。 左边的图片显示了三种会议要求启动方法。如果您还不了解这些不同的选项而且不知道何时使用它们，不用担心。在本课程的下面几节中，您将了解更多详细信息，以帮助您进行选择。现在，您只需知道每个要求应包括三种基本详细信息： 会议参加人员 会议的时间和持续时间 会议的召开地点 有一点很棒：这个过程非常灵活。一旦您在“日历”中，就可以根据您的特定需要来决定创建要求并包括这些详细信息所采取的具体步骤。您公司所用的电子邮件系统的类型以及您的公司对会议室预订问题的处理方式，也决定了您执行该过程的方式。 ;您不能自己单独召开会议。因此，安排会议要求的一个关键步骤是为与会者列表选择人员。 为您的会议添加与会者的最佳方法是使用通讯簿，从“选择与会者及资源”对话框，可以轻松地访问通讯簿。（在本课末尾的练习单元中，我们将介绍如何执行此操作）。使用该对话框，可以指定谁必