长春光机所科研课题档案管理办法及创新途径.docVIP

长春光机所科研课题档案管理办法 长光发[2012]23号 第一章 总 则 第一条 为加强本所科研课题档案的管理与服务工作，根据《中国科学院科研课题档案建档规范》及本所实际情况，特制定本办法。 第二条 科研课题档案是指在科研生产及管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录(包括文字材料、实验数据记录、图纸、图表、照片、录音、录像和电子文件等)。 第二章 管理职责 第三条 综合档案室 （一）建立科研课题档案管理的相关制度并监督执行。 （二）根据《中国档案分类法科学研究档案分类表》，结合本所学科、专业等情况，组织编制本所科研课题档案分类表并实施。 （三） （四） （五）制发科研课题文件积累袋，并《建档规范》和本办法，指导、检查科研课题文件的形成积累和立卷归档工作。 （六）在科研课题鉴定验收前，组织科研课题档案预验收。 （七）参与科研课题验收鉴定会，检查档案是否完整、准确。 （八）预立卷及移交后补充的科研课题文件进行分类、排序和修补，编排案卷，拟写档案题名，编制档号，确定分类号，编写页码，确定保管期限，制定卷内目录，填写备考表，装订立卷，上架排列。 （九）负责科研课题档案的借阅利用工作。 （十）负责技术报告赋分工作。 负责组织对逾期保管的科研课题档案的鉴定和销毁工作。 科研课题档案库房安全保密工作。 第四条 科研管理部门 （一）制定科研管理制度、规范时，应对科研课题建档工作提出要求。 （二兼职档案员并协助督促、检查科研课题建档工作。 （三） （四、鉴定验收前通知综合档案室预立卷验收工作。 第五条 课题负责人 （一）布置课题建档工作，指定兼职档案员报科研管理部门 （二）兼职档案员收集课题的技术性文件预立卷。 （三，对归档文件进行整体价值鉴定，填写课题档案归档说明书。 第六条 兼职档案员 （一）负责本课题档案预立卷工作。 （二）及时收集已经定稿的档案材料。 （三）科研档案材料清单 （四）参与科研课题档案的预验收和移交综合档案室工作。 第七条 科研人员 （一）及时将科研活动中形成的技术报告等料交兼职档案员保。 （二）离开课题岗位时，应将本人课题文件清理、移交后方可办理手续。 第三章 管理原则和要求 第八条 管理原则 （一）科研课题档案应完整、准确、系统，能反映从开题到结题的科研活动全过程。 （二）科研课题档案建档工作应贯穿于科研管理工作的全过程。 第九条 管理要求 严格执行国家安全、保密规定和保护知识产权等法规，确保科研秘密和科研课题档案的安全，保护本所科技人员知识产权等合法权益。 第四章 归档范围和质量要求 第十条 归档范围 （一）课题论证立项阶段、研究实施阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广阶段等形成的相关文件。 （二）获得与科研课题预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研课题文件。 （三）直接针对科研课题的管理性文件。 （四）出国境参加与科研课题有关的学术活动、合作研究形成的文件。 （五）与科研课题有关的外文文件和相应的中文翻译文件。 第十一条 归档文件的质量要求 （一）归档的科研课题文件应为原件，不得擅自修改、剪贴或事后补制。 （二）未翻译的外文文件，应翻译出中文标题，并附简短的内容提要。 （三）科研课题文件编写格式应符合本所相关规定，甲方(总体)有特殊要求时，按照甲方(总体)规定执行。 （四）科研课题文件的内容必须真实、准确，不得随意更改、编造。 （五）科研课题文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成时间完备。 （六）科研课题文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等)，不得使用热敏纸。 (七) 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像清晰度应符合长期保存的要求。 （八）录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的介质存储。 第图样归档要求 信息中心综合档案室负责图样（含电子版）的存档和借阅管理，包括在硫酸图上添加“长春光机所图样”标记、晒制蓝图以及图样送图及存档。 第十三条 归档图样的质量要求 （一）图样应完成了设计、制图、校对、设计审核、工艺审核、总装审核（需要时）、标准化审核及批准签署。 （二）图样的总装配图、组件图、部件图由有关人员本人手写签署，不得代签或电脑录入。 （三）归档图样应成套并且晒蓝，按A4幅面装订成册，大于A4的要折叠成统一幅面，图样折叠后标题在右下角。 （四）底图（硫酸图）大于A3幅面的应扎边后档。 第六章 软件产品库归档要求 第条 软件产品的入库 软件产品应与课题进展同步做好相应文件的收集整理、归档工作。 软件产品《软件入库单》建立项目的软件产品库，填写《配置状态记录》 （三）软件产品 第十五条 软件的分类