社区档案培训2016.ppt

社区档案工作培训 北辰区社区居委会档案工作合格单位标准 1、组织管理 2、管理条件 3、业务建设 4、开发利用 二、应注意的问题 1、按照归档范围收集好各项工作、各门类档案。 2、没有保管期限表和分类编号方案的社区，要尽快制定，已经制定的要同实际档案目录号一致。 3、没有独立档案室要按照“八防”要求做好日常安全管理，随时上锁。（安装防盗门、窗、灭火器） 4、档案装具（文书、会计）要符合规定要求。 5、要提高案卷质量：归档时按照六大类进行归档；小于A4要托裱；备考表要求手签；卷内目录填写正确；卷皮案卷题名编写规范；会计档案盒脊背需盖章。 二、应注意的问题 6、建立全宗卷盒。 7、建立统计台账、查借阅登记。 8、建立各门类归档文件目录、案卷目录。 9、加强照片、实物档案的收集整理，编号正确，说明要拟写齐全规范。 10、编研材料要及时续写、规范格式（社区简介、档案工作简介、制度汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编）。 11、社区合并，要做好档案工作交接。 归档整理制度 1.形成档案的业务部门，要将本部门业务工作中形成的各种文件包括：工作计划、总结、产品图纸、合同、设备图纸资料统计报表、工作考核奖状、检测、验收、科研技改、各项活动的领导讲话、会议记录、照片等有关资料整理立卷归档。 2.各部门形成的文件资料，年终整理成卷，在下一年度的第一季度内向档案室移交，并填写移交表一式两份。 3.凡归档的文件、资料、统计报表，字迹要清楚、工整、一律用打印件或钢笔书写，特别是永久保存的材料，严禁使用圆珠笔、铅笔、复写、复印件归档，原则不予接收。 4.任何个人不得将工作中产生的档案资料包括科研技改照片等档案资料归为己有，要按规定和要求整理成卷移交档案室统一保存。 档案保管制度 1.档案室接收档案，要认真检查核对，符合规定的可办理移交手续，对不符合规定的退回整理不予接收。 2.保管排列有序，符合档案基本原则。 3.底图除修改、晒图外，一律不得外借。 4.定期清点藏档数目。 5.定期进行期满鉴定工作，及时剔出失去保存价值的档案。 6.对超期欲销毁的档案，由档案人员提出报主管领导批示后，有两人鉴销，防止档案遗失和泄密。 档案借阅制度 1.借阅档案必须办理借阅手续，填写登记表。 2.借阅档案者，要注意保管好档案，不得私自拆卷、涂抹、抽换，注意保密，不得转借他人。 3.需要复制的档案，必须持领导批准、签字的通知单，经档案工作负责人的同意，方可复制。 4.档案文件未经领导、档案工作负责人批准，一律不得借出或带出本单位。 5.经批准借出的档案，阅后三日内交回，如需延长，需办理续借手续，经档案工作负责人批准，方可继续使用，但连续不得超过6天。 档案保密制度 1.单位档案分绝密、机密、秘密三种。 2.档案归档后，对档案的密级进行鉴定，对机密以上的档案，单独登记。 3.重要档案另存。 4.建立严格的借阅制度，不准擅自将档案带出本单位。 5.销毁档案时要有监销人，防止档案遗失和泄密，到指地点进行销毁。 6.执行保密检查制度，发现丢失档案要立即报告领导和安保部门，追究有关人责任，并进行严肃处理。 档案统计制度 一、档案统计管理人员，根据区档案部门有关规定和要求按时报送档案情况统计表。 二、档案统计的内容包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管档案数量、档案人员、档案机构等情况的统计和其它专门问题的统计情况，档案利用情况以及档案构成。 三、对收进和移出的档案应按时间顺序填写流水登记，做到帐物相符。 四、按要求填报档案统计表、上报档案主管部门的统计数据要及时准确。 五、做好档案平时利用效果的统计工作。 六、做好销毁档案的登记造册工作。 统计台账：分类账和总账 档案鉴定销毁制度 一、档案的鉴定工作要以《档案保管期限表》为依据，定期对室藏超过保管期限的档案，按照档案鉴定原则开展鉴定。 二、鉴定档案时，必须及时向单位领导汇报取得同意，在办公室主任的领导下，组成由档案部门、业务部门参加的鉴定小组，进行鉴定工作。 三、鉴定档案必须严肃认真，要逐个案卷，逐份材料进行鉴定，从各方面衡量、判断其价值，决定取舍。 四、鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结，对确已失去保存价值的档案，要编制销毁清册，经单位主管领导签批后，方可进行销毁。 五、对已经批准销毁的档案，如无特殊情况，一般可存放一段时间，经实践证明确无保存价值时再行销毁。 六、销毁档案，应指派两名以上人员监销，监销人员要认真履行职责，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁时间、地点、方式。 档案库房管理制度 一、积极采取切实可行的保护技术措施，科学系统地保管档案，维护档案的完整与安全，延长档案寿命，保证档案及时准确提供利用。 二、档案库房应严格遵守“八防”要求：即防盗、防火、防虫、防霉