档案分类和整理课件.ppt

档案分类与整理;档案整理工作;档案整理一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 制定档案分类方案; 综合档案室（按门类分类）;综合档案室（按职能分类1）;综合档案室（按职能分类2）;综合档案室（按职能分类3）;3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。;档案整理工作的要求;按《归档文件整理规则》进行整理;文件修整;文件装订;分类;例1：2004年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 …… 2005年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 …… 2006年：…… ;例2：2004年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2005年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2006年：……;例3：2004年：永久、30年、10年 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 ……;排列;编号;归档章样式;归档文件的编目;归档文件的装盒;立卷整理——以卷为管理单位;档案分类;（二）常用的复式分类方法;立卷方法;5、按通讯者特征立卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6、按地区特征立卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如“╳ ╳市委党委会2008年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征;卷内文件整理;2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。 单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空白处加盖档号章，并逐件编写件号。;（三）编制卷内文件目录;（四）填写备考表 备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 （五）案卷的装订 采用三孔一线 ;（六）填写档案案卷封面;类内案卷排列;编制案卷目录 包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目） 档案上架 档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架。;二、业务档案的整理;业务档案的整理;三、会计档案的整理;会计档案的组卷;（二）会计账簿的组卷;（四）其他会计核算资料的组卷 ; 会计档案卷内目录;会计档案盒的格式适用于财务报告和其他类会计档案的整理。; 会计档案目录格式;会计档案移交清单;四、科技档案的整理;基建档案的组卷原则;基建档案的组卷方法;;科技档案案卷装订和编目 ;卷内文件目录（科技档案） 档号;;填写案卷封面;编制目录 案卷目录（科技档案）;设备档案的整理;科研档案的整理;特种载体材料的整理;讲课到此结束谢谢！