对高校行政管理办公自动化问题的几点思考-中国教育干部网络学院.PDFVIP

第26卷第2期 宁德师范学院学报(自然科学版) V0l_26 № ．2 2014年 5月 JournalofNingdeNormalUniversity(NaturalScience) M＆v2014 对高校行政管理办公自动化问题的几点思考 詹立彩 (福建广播电视大学 ，福建 福州 350003) 摘要：高校行政管理办公 自动化系统是提高高校管理水平和管理效率的有效手段之一，也是高校适应信 息时代的必然选择．就 目前电大行政管理办公 自动化建设的现状进行了分析，并指出其存在的问题，提出了基 于工作流的办公自动化系统的功能需求，针对办公自动化网络安全存在的问题，制定科学有效的应对策略，最 后，论述了新时期推进高校行政管理办公自动化应用和建设． 关键词：办公自动化，行政管理，信息化技术，工作流 中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：2095—2481(2014)02—0130．05 随着信息时代的来临，数字化校园断成为高校软实力的体现，也是高校提升管理水平、管理效率的 关键因素．我国有许多高校已经明确了数字化校园的战略 目标 ，而高校办公自动化 (OfficeAutomation， OA)系统是数字化、信息化建设的基本单元 ，它的建设有效地提高了高校行政办公效率，对现代化高校 管理体系的建设意义重大而深远．当前，广播电视大学正处于向开放大学转型的关键时期，在这种形势 下，创新行政模式，建设符合新时期行政管理的办公自动化系统，实行学校内部的无纸化办公，实现内部 信息的共享和交换，优化内部资源，减低内部运作成本，提高学校行政办公效率、学校行政办公信息化水 平，提升学校执行力，对于建设信息时代的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用意义． 1相关概念界定 高等学校的行政管理 ，是指依靠一定的机构和制度，采用一定的措施和手段，为了实现高校教育工 作的目标，从而发挥管理和行政职能，充分利用各种资源 ，并引导全体师生员工有效完成学校各项工作 任务，实现预定组织 目标的一系列活动的总称． 高校行政管理办公自动化是以校园网为平台，利用现代化的办公设备、计算机网络技术、通信技术 管理科学，使教职工的办公活动由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文管理、内部信 息的共享和交换、日常事务管理、办公信息发布等． 2电大行政管理办公 自动化的现状与问题 福建电大实行系统办学，省级电大、地市级电大分校和县级电大工作站 (或分校)，共同构成了远程 教育教学管理系统．这个系统实行统筹规划、分级办学、分级管理、分工协作的运行机制，共同完成教学 任务．学校现有左海、旗山、桂山三个校区，下辖2所中专学校(福建铁路机电学校、福建广播电视中专学 校)，设立8个设区市电大分校和62个县 (市、区)级电大分校、学院、工作站，形成遍布全省城乡的远程教 育系统和办学网络眉前，学校的公文流转还是采用传统的人工传递流转方式为主，效率低下，且系统办 公具有如下问题 ： (1)公文流转速度慢．电大系统单位多且地域分散，这些单位之间还有许多协作关系．学校大部分文 收稿 日期 ：2014-02—20 通讯作者 ：詹立彩(1964一)，男，高级实验师．E—mail：zLc@fjrtvu．edu．cn 第2期 詹立彩：对高校行政管理办公 自动化问题的几点思考 ·131· 件从登记、分类、承办、签批到转发各部门，往往需要办公人员楼上楼下的奔波，花费大量的时间．学校办 学系统遍布全省城乡，且分布在不同的地理位置，传统办公方式很难做到公文的及时传递和处理．学校 领导和教职工如果外出办事、出差就没办法及时了解公文情况并做出相应的处理 ，公文流转受阻． (2)办公成本高。文件流转过程可能需要多次复印，分发过程需要大量印刷，办公成本高． (3)信息共享难．信息大都存储在纸张中，且分散在不同的部门，查询统计困难． 学校事业的快速发展 ，电大向开放大学转型，信息化技术飞速发展，现有公文流转方式已不能完全 满足学校 日益增长的需求，为了适应学校的发展，需要建设一种新型的办公方式． 3基于工