河北药品检验研究院档案信息管理系统.DOCVIP

河北省药品检验研究院档案信息管理系统 招标文件 项目背景 档案信息管理系统是河北省药品检验研究院为了实现档案管理数字化、信息化而开发的档案管理软件。 项目建设目标 建立河北省药品检验研究院档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、信息化，以便达到省档案局AAAA级档案管理的基本要求。 项目内容及功能要求 档案信息管理软件的编制要符合国家、省档案局行业标准规范： 《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T46--38-2008 《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32--38-2005 《中国档案机读目录格式》CB/T20163-2006 《河北省文书档案机读目录数据管理规范》（冀档发[2013]14号） 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 31-2005 《档案著录规则》DA/T 18-1999 《档案主题标引规则》DA/T 19-1999 《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号，2012年8月29日印发） 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB_T 29194-2012） 《计算机软件开发规范》GB/T 8566-1988 档案信息管理系统软件要求支持档案收集、整理、保管、检索、利用、统计、编研、鉴定八个环节的功能要求，实现逻辑归档，达到档案数字化、信息化管理。 （一）登陆界面权限、功能要求 操作员登陆时，判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登陆信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。确定3次不成功则自动退出软件。 （二）自定义工作流程引擎 档案系统提供自定义工作流定义界面，通过在自定义工作流定义界面上，实现电子借阅流程、实体借阅流程、档案鉴定流程、档案销毁流程、档案收集流程、档案归档等流程定义。 档案收集要求 ?收集具有保存价值的文件资料、声像材料等，这一过程中需要多个用户端搜索整理，预立卷并汇总到统一存储系统。 ?软件系统支持将文件资料整理、分类、组卷、目录编制等工作后，能将各种档案进行数字化录入。 ?对于历史存量档案进行边扫描变录入时，系统能提供摘要录入扫描工具，可以实现在扫描纸质档案的同时，系统可以实现： 档案系统直接进行档案扫描； 实现对扫描生成的影像文件进行去黑边、去噪点、自动摆正等图像处理；实现对扫描产生的影像文件进行OCR识别； 扫描生成的双层PDF文件，并挂接在档案系统；通过鼠标可以在经过识别的影像文件上，选中如：文件标题、成文日期、责任者等内容，并在对应著录项目编辑框内双击鼠标，实现对应的内容自动进行著录，而不要敲键盘进行著录； （三）文书档案管理要求 文件资料能达到“随办随归”：OA中文件流转完毕后， OA使用人员选择“归档”，数据自动进入到预归档库中。同时档案信息管理系统记录下归档时间，同时，提示档案管理员进行文件处理。 定期集中归档：如会计档案采用隔年移交的方式。应用系统能定期写入中间库中，由应用系统使用人员发起档案归档申请，再由档案信息管理系统管理员进行授权。 根据归档的文件种类及保管期限的规定判断档案分类与保管期限。 文件管理的类型可以自由扩充、收文、发文。 文件管理能够根据保管范围、归档期限做到预立卷。 文件搜索时可以进行模糊查询，也可以进行全文检索。 支持跨年度、跨分类检索。 批量修改、批量删除。 自动纠错：对用户错误的输入、误输入自动提示和纠正。 （四）财务档案管理要求 财务档案管理实现对财务档案的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计分核算资料全面管理，形成电子档案目录和移交目录。 （五）技术档案管理要求 能将我院编的 1、档案著录 进行手动录入、档案查询、档案资料信息修改、补充录入等；可以进行案卷目录的录入修改、卷内目录的录入修改以及电子档案入库。 2、档案分类著录 根据归档的文件种类及保管期限的规定判断档案分类与保管期限。 3、档案修改 对档案著录中出现错误的或者由于某些原因需要修改的档案数据进行修改。 4、档案剔除 对已经超出保管期限的档案主要做剔除标记，数据依然保留在系统中。 5、档案利用 明确业务流程，用创建 “档案主管”、“安全保密管理员”、“审计管理员”、 “全宗档案管理员”、“档案录入员”、“查询用户”、“临时查询用户”共七种系统固定的用户角色。明确各个角色之间的权、责，以实现相互制约、相互监督的作用。 支持目录检索、全文检索、目录全文组配检索、档案利用申请、档案编研。 为了 文件资料借阅 在档案系统中的各个审批环节功能应满足： （1）审批节点应支持手写签批，并将所有审批人的手写签批痕迹保留，以便备查； （2）档案借阅流程审批，审批节点应满足对同一条档案目录下挂接的多个电子文件，分别按照是否能够查看、是否能够下载、是否能打印进行分别授权； （3）系统