强化基础工作 促进档案管理现代化.docVIP

强化基础工作 促进档案管理现代化【摘 要】我们学校的档案、图书管理存在很多问题，如：档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用等等。为了推进图书、档案管理的现代化，在图书、档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等方面实行标准化、规范化的工作程序和方法，在工作中分清案卷主次、分级著录，提高了档案管理基础工作水平，并已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。 【关键词】档案;图书;现代化管理;收集;整理;著录;检索 现代化管理早已进入社会的各个领域、各行各业，我们学校的档案、图书管理也要尽快跟上时代的步伐，尽快实现现代化的管理方式。众所周知,现代化管理就是利用计算机来处理庞大复杂信息与数据，首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作技术要求。 然而，我们学校的档案、图书管理和我们国家的档案管理一样，存在很多问题需要解决；存在很多不足，需要改进。 基础档案管理存在的尚不能迅速适应计算机管理要求的问题与不足，集中反映在以下几个方面：一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷内目录未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；五是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；六是组卷混乱现象比较严重，七是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷、有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看，我们学校的档案、图书目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。 1、全方面普查图书、案卷 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除那些无用的文件才能避免实行计算机管理时出现的重复与低效率状况。 2、重新组合案卷，实现案卷规范化 将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还要对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。 ３、结合实际规范著录工作 著录直接影响输入数据与信息的准确性，是实行计算机管理的前期重要基础工作。以国家的总体规定为原则，我们从实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己图书和案卷著录工作的著录细则。从目前情况来看，已经起到了提高基础工作水平的作用，并对我们实行档案计算机管理工作有很大的促进。 ４、统一分类号，确保检索到全部内容 计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，我们首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。然后，再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。而且，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。还要做到经常组织大家统一认识、统一标准、尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。 ５、规范题目名称，确保检索准确率 档案的分类号保证的是能检索到全部内容，而题目名称准确才能保证检索的准确率。可是仅仅保证查全率是不行的，还必须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名要掌握的原则是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如“佳木斯市计划委员会”简称为“市计委”，“佳木斯市计划生育委员会”简称为市“计生委”，而不能都简称为“市计委”。 我们结合计算机检索，需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，就补齐；如果题名冗长，就删除多余的赘词。文件题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。我们就规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件就写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件。 以上完善的的收集、整理、鉴定、著录、保管等各项措施，为档案管理工作实行标准化、规范化提供了最基础的准备。 在档案管理基础工作的各个环节,中计算机数据的准备工作是一个大工程,由于档案、图书案卷多，著录工作不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工