秘书礼仪和写作.pptVIP

秘书及行政人员业务技能;What is a secretary ?;关于企业秘书的定位;THE ROLE;他们是如何评价……;对秘书综合素质及技能的要求; 综合素质及专业技能（二） 独立工作能力强 能准确理解上级意图能沉着处理紧急事件 及时将企业的内外部信息传递给经理 经理外出时能主持办公室工作 知道何时征求上级意见并给上级建议 能参与企业具体项目的开展;综合素质及专业技能（三）;综合素质和专业技能（四）;小故事的启示;关于对秘书角色认识的误区;企业秘书的特殊性;树立正确的职业意识;心理契约;公文管理;（一）企业文件的基本分类;第一步骤— 整理与配套;第二步骤— 立卷与储存;第三步骤—流转与跟进（一）;流转与跟进（二）;有效运用表格 及时发现卷内文件的问题或外借未归等 定期清理无用的文件，准备一个垃圾处理箱 保证上级阅文有效率的要领 文件事项跟进与反馈的保证 收发文本、传阅卡、互见卡、外借卡、 专门事项跟进处理表(书） ;电话管理;电话礼仪与沟通(一）;电话礼仪与沟通（二）;处理反对意见和投诉（一）;处理反对意见和投诉（二）;沟通的意义 ;团队中的人际沟通及特点;与同事及下级沟通的障碍及技巧;障碍：怀疑他人的诚意和健全的心智 建立双方信任的铺垫不足 主动接纳对方，不轻易怀疑，珍惜彼此关系 把你变成我们 让对方感到他的重要 寻找共同点，尊重不同点（差异） 双方的共同信念越多，越会…… 案例研讨：让蘑菇孩子站起来 ;障碍：好为人师，以自己的经验提供忠告 追根究底，要的是自己正确的结果 每个人都生活在自己的经验中 一个人不能改变另一个人，只能改变自己 尊重对方BVR，从对方BVR开始沟通 诉求共同利益 为结果共同负责 ;;;;强项、弱项 工作作风和人际风格 性格特征和个人爱好 围绕工作职责的需求 远景和目标 主要交际范围 压力、从何而来;关于沟通的一句话建议;七字箴言;;(二）企业公文的特点 1、规范性 2、权威性 3、可操作性 4、保密性 （三）企业公文管理现状及问题 1、发文随意性较大 2、书写规范性不强 3、流转过程中效率不高 4、执行中效用降低;误区： 1.只要文笔好，公文写作不成问题； 2.利用网络进行公文交流比书面的交流更简洁、高效，且不需要字斟句酌； 3.文章写得长，问题自然会叙述清楚； 4.花时间去琢磨一篇简要的会议通知是在浪费时间； 5、公文是传递企业信息的主要工具，只要领导和员工明白即可，格式和修辞不必太讲究。;;三、企业公文格式及行文规则 公文格式就是公文的外观形式，包括公文的组成项目及标识位置，公文的书写字体、用纸规格和式样等 （一）公文的组成项目及标识位置 1.文头部分：秘密等级、紧急程度、文号、发文单位、签发人、主送单位、横隔线 2.行文部分：标题、正文、结束语、附件说明、用章、成文日期 3.文尾部分：主题词、抄送单位、发文范围、打印人、校对人、总页数、印刷份数;（二）企业公文的行文规则 1、主题观点——客观、公正、平稳 2、结构安排——逻辑缜密、层次分明、段落清晰， 3、语言表述——简练、平实、庄重，尽量用书面语 4、外观格式——规范、简洁、清晰 5、符合国家、政府的法规和政策;6、情况实，人名、地名、数属字、标点准确 7、原则上一事一文，语义不得有歧义 8、上行文主送单位只有一个，不得越级行文 9、除统计报表、序号、百分比、专用术语及必要的情况下， 用汉字书写 10、与企业内部其他文件内容无相悖之处 公文的制发程序 ;T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G;T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G;（一）请示的特点和分类 特点 1、控制性 2、单一性 3、明确性; （二）怎样写一篇精练的请示 标题结构 发文单位+关于+事由+的请示（例） 正文结构 1、请示理由或依据 2、请示事项（+请示建议） 3、结束语 ;要点 1、一文一事 2、表意简明 3、理由真实，可推敲 4、如有建议，须可行 5、用语恳切 6、事前行文 7、表明态度;申请 申请是用于向无隶属关系的管理单位或主管领导请求批准事项的公文。;;报告 报告是下级向上级或有关单位汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问、报送文件、物品等事宜的公文。;（一）与请示的区别 1、目的性 报告重在汇报、告知； 请示重在请求，获得支持； 2、写作方式 报告是陈述性公文，事项是本级职权范围内可以完成的，上级可批复，也可不批复；请示是诉请性公文，上级一定要批复； 3、行文时间： 报告可在事前、事后、事中行文； 请示一定是事前行文； ;（二）报告的分类 1、工作报告（汇报） 2、情况报告（调研、可行性研究） 3