中职学校档案管理工作存在的问题及对策.doc

　　中职学校档案管理工作存在的问题及对策 中职学校档案管理工作存在的问题及对策.摘要：中职学校档案是学校各项工作的真实历史记录，档案管理是学校管理工作的一项重要内容，档案管理工作的好坏关系到学校档案的价值和作用能否得到真正体现。文章分析了档案的价值和作用、正视管理中存在的不足，改进管理工作方法等方面，从而实现档案的价值和作用，服务于学校发展。 关键词：中职学校 档案管理 服务 发展 《国家档案法》中规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案是学校各项工作的真实历史记录，无论是在过去、现在还是将来，都对学校的教育教学管理起非常重要作用。档案管理是学校管理工作的一项重要内容，档案管理工作的好坏关系到学校档案的价值和作用能否得到真正体现，因此，了解档案的价值和作用、正视管理中存在的不足，改进管理工作方法，实现档案的价值和作用，尊重学校历史成果，服务于学校发展，是具有极大的实现意义。 一、中职学校档案的重要意义 历史记录性是档案的本质特征，档案的含义决定了档案的价值和作用，根据中职学校工作的性质和特点，档案在中职学校教育教学管理中的价值和作用，体现在以下四个方面： （一）中职学校档案是学校工作的查考凭证 学校档案是学校各种工作活动的历史记录，是学校办学历史的真实体现，又是学校今后开展工作、进行科学决策的依据材料。对整个学校而言，学校档案真实记录了学校的设立及所属、校址的变迁、内部机构设置与变更、领导任免、学校各项活动的真实记录，学校基本情况的发展变化等，是学校成长发展的印记。学校档案记录了学校每个阶段工作的成果、经验与教训，利于后人借鉴，学校要不断地发展，除了不断改革创新之外，也需要充分考虑当前的校情、借鉴过去有关方面的工作经验及教训，档案就成为借鉴的依据材料，为学校的进一步发展壮大提供依据。如学校档案为学校各种办学水平的定级、升级和各类评估等提供了证明材料，以及为学校领导日常工作的科学决策提供参考和借鉴。学校档案对职工个人而言，.随着档案管理注重以人为本，学校的人事管理方面的档案以及职工福利方面的档案对职工的职称评聘、工资晋升，养老保险、医疗保险、住房公积金等福利提供依据材料，等等。因此学校档案的查考凭证价值在学校工作中的作用是无法估量的。 （二）中职学校档案是学校开展教育教学活动的参考依据 中职学校档案记载了学校各项工作的管理制度和各项工作活动。如学生管理工作的学生奖励、处罚文件、学生资助制度、班主任工作管理制度、招生与就业、职业技能鉴定、新生录取名册、学生毕业办证验印名册等。教学管理制度，如教师教学考核评定方法、工作量的计酬方法等等，这些档案是开展各种教育教学管理活动的参考依据，这些档案为提高学生管理质量和教学质量提供了基础依据。同时，档案本身还为行政管理课程、档案管理课程、房屋测绘等课程的教学活动提供实物教具和学生实训参考。学生的录取、毕业档案等还为学校出具各种证明提供材料依据。 （三）中职学校档案是学校进行科学研究的可靠资料 随着中职学校科学改革研究活动日益深入，学校档案在教育教学科学研究中的作用日益突出，档案为学校科学研究提供了可靠资料。同时，学校的教育教学改革成果档案为学校继续改革发展提供可靠依据，是今后继续改革的参考。如学校档案为教育教学改革科研课题研究的开题、结题以及成果申报评奖、专业建设发展、学校发展历史的志书、年鉴、学校简介材料、党、团、工会、妇女等组织发展变化等方面的科学研究提供可靠资料。 （四）中职学校档案是学校进行宣传教育的生动素材 中职学校档案为学校树立品牌意识、提升社会影响力的自我宣传提供原始素材，档案中学校的先进事迹或者警示教育材料是教育广大师生的生动素材，是教育鼓舞广大师生奋发向上、爱校奉献的素材。同时，档案材料还是学校或职工维护学校或个人权利的素材依据，如学校土地分界线纠纷、劳动纠纷等。 二、中职学校档案管理工作存在的问题 大多数中等职业学校的档案管理目标为自治区级或国家二级随着中职学校档案管理定级或晋升国家二级，各项管理工作逐步规范化，但在取得成绩的同时，应正确地认识当前中职学校档案工作存在的不足，分析原因，以便不断地提高管理工作质量。 2.档案库房面积狭窄。随着中职学校办学规模的不断发展扩大，以及适应档案科学管理要求，档案的类别及其数量大增。但是档案库房面积往往不足，而且现用的库房满足不了预留未来五年发展空间的需要。 3.现用的档案库房的设计、安全方面不够规范。有的中职学校的档案库房是用一般办公用房改装而成，不是为档案管理专用库房设计的，因此档案安全不免令人担忧。 （二）管理队伍力量薄弱 中职学校档案管理工作虽然配备有专兼职管理人员，但仍然存在3个