企业文书档案的整理方法.docVIP

第一讲 企业文书档案的整理 一、基本概念 (一)归档文件 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 1、职能活动中形成：与本单位职能有关的上级、同级、下级发来的及自身形成的文件材料。 2、办理完毕：文件相应的文书处理程序已经完毕。 3、文书档案保存：此整理方法仅限于文书档案使用，其它专业性档案不适合使用本办法，仍按国家相关规定整理归档。 4、纸质文件材料：此整理方法仅限于纸质材料的文件归档，其它特殊载体档案如照片、声像、电子文件等暂不适用。 (二)归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、以件为单位：与传统的“立卷”相对应，它突破了传统“卷”的概念。 2、整理基本环节：包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。 3、有序化：以上环节无论以什么顺序进行，最后目的就是要达到文件材料能够按顺序排列归档。 (三)件 即归档文件的整理单位。和传统的“案卷”相对应。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，来文(请示)与复文(批复)为一件，(跨年度来文、复文各为一件)，会议记录一次会议为一件。 二、归档文件整理原则及质量要求 (一)整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 l、遵循文件的形成规律：企业各项职能活动存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定的规律，整理时应遵循其基本规律和特点。 2、文件之间的有机联系：文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系，这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌，同时也为归档后查找、利用提供方便。 3、区分不同价值：依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，将应归档的文件材料，根据其不同的价值划分出不同保管期限，然后分别进行整理归档。 4、便于保管和利用：这是归档文件整理最基本原则，也是整理归档的最终目的。 (二)质量要求 归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。 1、修裱破损文件：文件材料产生破损或局部残缺现象的，整理时要进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件：最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨，比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等，对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。 3、超大纸张的折叠：《国家行政机关公文处理办法》一文规定公文用纸一般包括A4型和16开型两种。实际工作中产生的报表、图样等超大纸张需折叠并与其它文件统一大小。 4、去除易锈蚀的金属物：文件材料一般装订用订书钉、曲别针、大头针等容易氧化生锈腐蚀文件材料，文件整理归档时需去除铁、铝等易生锈的金属物。 三、归档文件的整理方法 (一)搜集 重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。 1、严格登记：来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。 2、及时收集：对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。 3、严格检查：同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类是否齐全，正本、底稿、附件等是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。 4、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。 5、妥善管理：包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等，进行分门别类，做到有目可查、运转有序、保管安全。 6、建立制度：保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，并确保本单位所有人员能够严格执行。 7、加强指导监督：档案工作人员对各级领导要经常性主动宣传，对各部门兼职文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督、培训，以确保每个工作环节做到对文件材料的认真负责。 (二)分类 是指企业内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，按确定的分类方法分成若干层次和类型，构成一个有机体系的过程。 l、确定分类方法：采用“年度一问题”分类法。即先将归档文件按年度分类，再将同一年度的文件按其内容分成四大类，即党群工作类、行政管理类、经营