Excel电子表格在高校人事信息统计工作中的应用.pdfVIP

2008年·01月·下期 学术·理论 现代衾案 Excel电子表格在高校人事信息统计工作中的应用 张丽 崔斌 (济宁医学院 山东 272013) 摘 要：在科学技术飞速发展的今天，计算机信息系统已经全面应用到了生产和日常生活工作中，并且随着计算机的普及与应用，办 公自动化已经成为计算机应用领域中最为重要的一部分。计算机技术的发展和更新，推动了办公自动化进入了实用阶段，并使计算 机成为办公自动化系统的主体。伴随着新型PC电脑不断推出，各种各样的应用软件也与日俱增，并且影响着我们的工作、学习和生 活。 关键词：Excel电子表格 高校 人事信息统计 Office是微软公司开发的办公自动化应用程序包，称为Office 人员的年龄； 套件…。下面笔者要介绍的是其中的电子表格处理软件Excel(以 (8)选择 “年龄”字段中的任意一个单元格，按照 “升序” Excel 2000为例)在高校人事信息统计工作中的应用。 或者 “降序”进行排序以后，即可统计各年龄段教职工人数。 高校人事工作者每年都要进行大量的人事信息统计工作，现 如果出生日期为1953．10．5的形式，其操作步骤与上述步骤基 在多数人事管理信息系统能够将本单位的人员信息导出为Excel 本相同，所不同的是，在弹出的 “文本分列向导 一3步骤之2” 工作簿文件，这就为人事信息统计工作的进行提供了极大方便。 对话框中选择 “其他”复选框后，在其后面的文本框中输入 “．”， 单击 “完成”按钮。 1．“分列”命令的使用 在人事信息统计工作中经常会有一些统计本单位人员各年龄 2．部分函数的使用 段人数之类的报表，但是导出的人员信息中包含的则是所有人员 如果我们导出的人员信息中没有出生日期或者性别，但是包 的出生日期，并且该字段中的数据通常是1953年10月5日，或者 含身份证号码，那么可以使用Excel中的函数得到人员的出生日 1953．10．5这样的格式。为了完成统计各年龄段人数报表，需要只 期和性别信息。具体操作方法是： 保留出生日期中的年，我们可以通过Excel中的 “分列”命令完 假设在02单元格中存放的是一个十五位的身份证号码，可以 成这项工作。 在其相邻的P2单元格中输入公式 “ 如果出生日期为某年某月某日的形式，如195E年10月5日， =DATE(MID(02，7，2)，MID(02，9，2)，MID(02，1 1，2))”，按下回车键后 具体的操作步骤如下： 即可显示该教师的出生日期；假设在07单元格中存放的是一个 (1)在 “出生日期”字段后面插入连续的两列； 十八位的身份证号码，我们可以在其相邻的P7单元格中输入公 (2)选中“出生日期”字段所在列，然后选择 “数据”菜单 式 “ 中的 “分列”命令，弹出 “文本分列向导 一3步骤之1”对话框； =DATE(MID(07，7，4)，MID(07，1 1，2)，MID(07，13，2))”，按下回车键后 (3)选择该对话框中的 “分隔符号”单选按钮，单击 “下一 即可显示该教师的出生日期。最终日期从左到右显示为年、月、 步”按钮； 日。 (4)在向导的步骤2中只选择 “其他”复选框，然后在其后 其中，日期与时间函数中的DATE(year，month。day)的运算结果 面的文本框中输入 “一”，单击 “下一步”按钮； 为某一特定日期的序列数