基于流程管理图书馆盘存工作探究.docVIP

基于流程管理图书馆盘存工作探究摘要 图书盘存工作是图书馆图书业务流程不可缺少的一个工作环节，是实现图书业务流程的闭合、良性循环的关键。定期开展盘存工作，对于提高图书馆资产管理、员工工作质量管理的管理水平具有重要意义。该文以重庆大学图书馆2009年以来开展的盘存工作实践为例，详细介绍了盘存工作的各环节，具体问题的解决方法，以及对盘存工作的思考。 关键词　流程管理　图书馆　盘存 1引言 流程是一系列完全闭合的、适时执行的、有逻辑性的活动，它服务于以流程为导向的业务对象。流程管理(process management，PM)，又称业务流程管理或企业流程管理(business process manage-ment，BPM)，是20世纪90年代企业界最早提出，并应用于企业管理的一种新的管理思想和管理方法。流程管理的核心是流程，流程管理的本质是构造卓越的业务流程。一个流程如果能随着时间的推移，面对种种变化仍能实现效果和效率，则该流程具有适应性。 图书馆的图书业务流程是图书馆的核心流程，传统的图书业务流程是：图书经资源建设部采集、编目、加工、典藏到外借书库或者阅览室提供读者利用。简化如图1： 这是一条单向、开放的流程，不符合流程完全闭合的基本要求。图书典藏到阅览室或书库后没有相关环节定期对资产进行核查，多年以后图书实际状况与图书管理系统里的数据会有很大出入，因为图书在利用中存在丢失、报损、调拨、剔旧等损耗，但由于各种原因，不是所有的损耗都能及时发现并据实修改资产状态，因此无法保证馆藏数据与实有资产吻合。读者根据错误的馆藏信息在书架上找不到图书，抱怨因此产生，降低了对图书馆服务的满意度。同时，没有准确的资产数据，图书馆无法进行有效的资产管理、员工工作质量管理。理想的图书业务流程应是一个闭合的、良性循环的流程：图书经资源建设部采集、编目、加工、典藏到外借书库或者阅览室提供读者利用，相关部门定期进行图书盘存，并据实完善馆藏数据。通过定期的图书盘存，实现对图书数据与馆藏变化的监控，使馆藏情况清楚、正确。简化如图2： 2重庆大学图书馆盘存工作缘起 重庆大学图书馆1930年建馆，至今已有80余年的历史，期间经历过多次大规模图书资产调配，如20世纪50年代全国进行院系调整，重庆大学图书馆部分文、法、商、医图书也随着院系调整而调拨给四川大学、四川财经学院等图书馆，对馆藏数量有一定影响。2000年重庆大学、重庆建筑大学、重庆建筑专科学校三校合并，三校图书馆的馆藏也进行了合并，实行统采统编，设立了四个分馆：A区理工分馆、B区建筑分馆、C区历史文献分馆、D区虎溪分馆，四个分馆定位不同，馆藏也进行重新配置，各分馆既有新建的阅览室，也撤销、合并了一部分阅览室。另外，建馆80余年间有多次大规模的捐赠，如80年代赠送西北建筑工程学院，90年代赠重庆城市科技学院、永川水校，以及多次的剔旧报损。经历了上述变化，图书馆的实有资产与累计资产有了很大的出入，但是数据是否进行了相应的调整，历时多年，相关工作记录不完整，无法确认。 90年代初，机读目录兴起，图书馆开始大规模地回溯书目数据，以便采用计算机管理。重庆大学的机读目录是根据卡片目录进行回溯的，卡片目录与图书实物之间的出人没有能够在回溯的时候发现并修改，导致图书利用中数据错误、数据不完整、数据缺失等情况屡屡发生。 基于以上原因，重庆大学图书馆的资产状况不够明晰，各校区图书分馆的资产没有可信的数据，而这样的结果是由于图书业务流程不完整，只有图书的编目入库，缺失已入库图书的定期盘点清查环节，无法形成闭合循环的业务流程链而造成的。重庆大学图书馆于2009年3月决定对整个资产进行盘点，以彻底摸清图书馆的资产状况，并将盘存列入日常工作，设置了专门的盘存管理岗位，负责盘存工作的计划、组织与实施。 3重庆大学图书馆盘存工作实践 3.1盘存管理权限确定 管理权限设定是基于流程和系统设置的安全规则，或者安全策略的重要环节。资源建设部是负责系统地规划、选择、收集、组织文献资源，建立具有特定功能的藏书体系的核心部门，图书资产的变动状况理应由资源建设部进行全程的监控，盘存中出现的问题图书，问题数据也应由资源建设部进行清理解决。因此，重庆大学图书馆确定资源建设部拥有盘存、处理损耗书籍入库的权限。 3.2盘存业务系统功能设计 重庆大学图书馆使用的ADLIB2.0系统设计了“盘存工作”功能模块，下设盘存历史、盘存设置、进行盘存、盘存审核、损耗书籍入库、盘存统计查询6个功能点： 盘存历史：各馆藏地盘存历史情况显示和查询，可以查询每一次盘存的损耗情况，以及输出损耗图书的清单。提供按分馆、馆藏地检索。 盘存设置：设置盘存工作的相关参数，如：需要盘存的馆藏地、盘存开始和结束的时间、盘存负责人、参