公文档案一体化管理平台苏州档案室版-苏州市档案局.docVIP

公文档案一体化管理平台苏州档案室版 用户手册 北大方正技术研究院 二零零七年四月 目录 第一章 系统要求安装 3 1.1数据库服务器 3 1.1.1硬件配置 3 1.1.2软件配置 3 1.2客户端机器 3 1.2.1硬件配置 3 1.2.2软件配置 3 第二章 启动系统及登录 4 2.1档案处室的登录 4 2.2缺省的用户名和密码 4 第三章 系统初始配置项目 5 3.1全宗管理 5 3.2类目配置管理 5 3.3目录配置管理 9 第四章 用户管理 11 第五章 公文处理流程 14 第六章 文件归档流程 26 6.1 档案著录 26 6.2按件归档著录 28 第七章 件号调整 32 第八章 报表打印 34 第九章 档案统计 36 第十章 档案移交 37 第十一章 利用借阅 40 11.1调单管理 40 11.2催还通知 40 11.3借阅统计 42 第十二章 资料管理 44 第一章 系统要求安装 1.1数据库服务器 1.1.1硬件配置 1、最低配置：PIII/400MHz，512M RAM 2、推荐配置：P4/2.4GMHz ，1.0GRAMP4/2.0GMHz，512MRAM() 1.1.2软件配置 1、操作系统：Microsoft Windows 2000 Server / Advance Server、Linux、Unix 2、数据库：Microsoft SQL Server2000，IBM DB2 7.1以上， OraclePentium，64M RAM 2、推荐配置：P4/2.0GHz，256MRAM（IE浏览），P4/2.0G，512M（数字化客户端） 1.2.2软件配置 1、操作系统：Microsoft Windows 2000 Series；Windows98/Me 2、应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0 注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装本系统前请先确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。 第二章 启动系统及登录 方正博通采用的是浏览器/服务器（B/S）结构，服务器的安装和设置完成后，即可以通过客户端在浏览器上对系统进行访问。具体步骤如下： 2.1档案处室的登录 如果要登录到档案处室，则输入地址：Http://IP:端口/目录（如图2-1所示）登陆界面 例如： 22:8040/bt即可进入系统。（提示：一般我们给档案局下属单位安装后都会在桌面上做一个快捷方式，只要双击那个快捷方式就可以进入系统） 图2-1 登陆界面 2.2缺省的用户名和密码 在系统登录界面按要求键入用户名和密码。当首次进入系统时，系统缺省为系统管理员设定一个具有系统管理员权限的账号，该账号为： 用户名： system 密 码： system 系统管理员以缺省账号登录系统后，应尽快修改该账号的密码，以保证系统安全。 第三章 系统初始配置项目 此模块用于对系统参数进行必要配置。 3.1全宗管理 路径：系统管理－系统配置。如图3-1 全宗作为档案馆的一个重要属性，单独有一个管理的界面。 1、添加全宗配置，新增时不允许存在下列特殊字符((#;\\\\(\)) 2、修改全宗配置。如果已有记录，则不允许修改全宗号，但是可以修改全宗名称和全宗描述 3、删除全宗配置。如果存在此全宗号的记录，则不允许删除。 图3-1 全宗管理界面 3.2类目配置管理 设置完全宗号后点击“类目配置管理”，配置类目。如下图3-2。 图3-2类目配置管理主界面 点击链接【增加类目】，在新界面中输入类目名称，就可以增加一个新的类目。（一般即为各家单位的全宗名称，如苏州市档案局）.如图3－3所示： 图3－3 在左侧实体类目结构中单击类目节点（如上图则单击苏州市档案局），右侧页面将出现类目信息。此时可进行的操作有设置全宗、增加类目项、修改类目名称、删除类目等。如图3－4所示： 图3－4 修改类目、删除类目不做介绍，下面介绍设置全宗和添加类目项。 1）设置全宗：点击按钮【设置全宗】，界面如图3-5 图3-5 设置全宗界面 选中需要配置的全宗（可以多选），（上图即选中苏州市档案局）然后点击【确定】按钮即可。点击【清空】，可以取消所有选中的全宗。 2）添加类目项：在类目信息的界面中点击按钮【添加类目项】，界面如图3-6所示： 图3-6 添加类目项 输入类目项的名称、代码和备注，点击【确定】，即可为类目增加一个下级类目项。