实物档案指导法制科杨福芝2011年3月-昌平区.pptVIP

昌平区档案局业务指导一科杨福芝 主要内容: 一、实物档案的概念 二、实物档案的归档范围 三、实物档案的整理方法 四、实物档案整理的具体步骤 五、最后拍照、刻盘 一、实物档案的概念 实物档案是指本单位各部门及个人在工作和社会活动中，直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案，作为专门档案单独保管。 二、实物档案的归档范围 一、本单位获得国家、省、市表彰的各类奖杯、状、奖牌（匾）、锦旗、证书等实物。 本单位使用过的各种徽章、印章等实物。 二、兄弟单位、国内外同行及友人、校友赠送的珍贵礼品。 三、各级领导及知名人士的题词、题字、贵宾签到簿等。 四、其它具有保存价值和纪念意义的物品。 三、实物档案的整理方法 （一）数量较多的单位，可将荣誉实物按载体形式分类，即奖状类、锦旗类、奖牌类、奖杯类、证书类，每一类再按时间顺序排列编号； （二）荣誉实物数量较少的单位，可不分类，打破载体形式界限，直接按归档的时间顺序统一排列编号，并统一编制目录。 四、实物档案整理的具体步骤 第一步、把实物档案的年度分开。 第二步、在同一年度内，可以将实物档案分为奖状、证书、奖杯、奖旗、奖章或其它等几类。实物档案以件为单位作为一个保管单位，每类奖品先按级别高低排，再按获奖的时间顺序进行排列和编号，分类整理和存放。对于单位实物档案比较少的可不分类，将所有实物档案按年度统一编制一个流水号。 第三步、排好顺序后，流水编号。用红色口取纸在上面的小窗口填写归档号并贴在实物档案上。 实物档案分可折叠、不可折叠折叠类： 锦旗：在贴口取纸之前，先将锦旗挂轴去除，然后折叠成A4大小，再将口取纸帖在折叠好的锦旗的右上角，按照排列顺序装入档案盒。 荣誉证书（奖状）：在贴口取纸之前，先将证书皮去除，把口取纸贴在证书芯右上角，折叠后，按照排列顺序装入档案盒。 折叠类 锦旗 不折叠类奖杯 使用过的印章： 第四步、按照排好的顺序抄写实物档案登记目录，要求隔年断页不断号，同类别不同年度的实物档案大流水编号。（实物档案的年度：指实物档案针对的年度，不是颁奖的年度。举例：2013年1月15日某单位获得一个奖牌，这个奖牌的名称是2012年度计划生育先进单位。他针对的年度是2012年度，那么这个奖牌应排在2012年度。） 第五步、装订目录：把这些抄写完的目录用目录皮装订在一起形成一本目录。 五、最后拍照、刻盘 将每一年度的实物档案按类别进行拍照，存入d盘，刻三套光盘，一套利用，两套存档。荣誉实物档案分别拍成照片后，按声像档案要求保存。 昌平区档案局业务指导一科：杨福芝 QQ：207557721 电话* * 年度 奖杯 奖牌 奖状 证书 锦旗 号 2 长期 1 永久 市级以下 市级以上 1 不太好 31 1 在右边贴红色口取纸 7 6 5 4 3 长期 昌平区委区政府 奖牌 2013.2 二〇一二年度精神文明先进单位 区级 昌平区档案局 2 永久 北京市市委、市政府 奖牌 2013.1 二〇一二年度档案工作先进单位 市级 昌平区档案局 1 颁奖 地点 颁奖单位 颁奖名称 颁奖时间 颁 奖 名 称 级 别 获奖单位 序号 奖品登记表 分类 7 6 5 4 长期 长期 永久 颁奖地点 昌平区体育局 昌平区机关工委 北京市档案局 颁奖单位 奖杯 证书 奖牌 颁奖名称 2013.3 2013.2 2013.1 颁奖时间 二〇一二年度职工运动会先进集体 二〇一二年度党务工作先进单位 二〇一二年度档案工作先进单位 获奖名称 区级 区级 市级 级 别 昌平区档案局 昌平区档案局 昌平区档案局 获奖单位 3 2 1 序号 奖 品 登 记 表 不分类 全宗号 档案馆目录号 档案室目录号 昌平区南口镇 全宗号 目录号 实物档案（奖牌） 昌 平 区 流 村 镇 全宗号 47 目录号 1 实 物 档 案 （奖杯） D盘 实物档案照片 奖杯 奖牌 证书 2011 2012 2011 2012