校基础部档案室2013-2014文明窗口（组室）自查报告-上海杉达学院.PDFVIP

校基础部档案室2013-2014 “文明窗口（组室）”自查报告 基础部档案室在人员少，任务重，工作量大的情况下，借助学校发展，条件 改善的有利环境，积极开展争创文明窗口的活动，促进管理能力和水平的提高。 现将争创文明窗口的工作情况自查总结如下： 改善管理的条件 提高业务能力，持证上岗。档案工作人员认真学习业务技能，考取专业证书， 做到持证上岗，坚持用科学的原则和方法管理档案，提高档案管理的水平和工作 效率。 购置档案柜等设施，规范资料保管。档案室购置档案柜 6 套，定制档案盒 500 套，分门别类、系统存放、集中统一管理工作。 对勤工俭学学生进行培训，增加实力。由于基础部档案室都是兼职档案员， 人员少，任务重，很多工作要依靠学生帮助。对不同时期安排到档案室的6 名学 生，进行明确档案的重要性，强调档案的保密性，以及档案实际操作技术的严格 系统培训3 次。 规范管理的措施 完善管理制度。严格按照《上海杉达学院档案管理实施办法》，不断完善档 案资料收集、整理、归档制度和措施。规范学校的档案管理工作。在档案整理中， 逐步形成资料完整性制度，内容不重复、唯一性，档号查询等制度。 明确资料收集汇总的流程。主动协助、督促各部门完成归卷工作。收集应归 档的资料，依照归档范围，慎重决定文件去留，科学地利用分类方法进行分类， 尽可能详细、准确地录入数据库。 落实整理归档的工作。组卷时做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、 规范、排列有序。对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，立即采 取治理修复措施，保证档案的完好性。 提供有效的服务 为本科教学评估提供服务。2013 年本科评估期间，为各位专家提供了可靠 翔实的资料作为教学评估的支撑点。本着文字要原始性、真实性的要求积极开展 工作，所查的档案涉及学校教学和管理的方方面面，档案的利用率空前高。 为语言文字工作评估提供服务。今年开展的语言文字评估工作中，档案室调 出了2012-2014 年的大量原始资料，如2012-2014 年的工作总结、工作计划、会 1 议记录、收发文件等等，仔细检查，更正错别字，规范文体格式。 基础部教学实践服务。档案室数据库至目前已立卷600 余卷，其中党群 73 卷，行政167 卷，教学363 卷等；已扫描档案文件图片达34000 余张。档案室严 格按照内容不重复，档号唯一性的原则立卷，把档案做全做细做活，每一份入库 的档案都做到与人的身份证一样一对一，知道档号就知道档案内容，知道查阅的 档案文件就知道档号。做到电子查档，查阅已入库档案，可不必翻动纸质档案， 直接从数据库查阅并看到原材料的扫描件，这样既使得档案查阅工作简便、快捷， 提高工作效率，又有效保护了纸质档案文件由于查阅带来的流失，破损问题。 基础部档案室今年正逢图书馆搬迁，档案室在搬迁前提前做好准备，档案清 点、装箱后贴上封条，搬到新库房后，逐一进行开箱查验、存放。安保人员和档 案工作人员全程参与档案的搬迁工作，未出现事故。 档案的优质服务是靠平时扎扎实实工作为基础的，基础部档案室要依托本部 档案馆，制度化管理；要将创新的档案管理理念和先进的信息技术相结合；要把 档案做细、做活，深化服务，最大限度地实现档案资源的利用价值。在工作上主 动找差距，适时提出改进工作思路，并积极实践，要形成求真务实的工作作风， 踏踏实实地做好本职工作。不断加强档案服务工作的技能和水平，以“创建文明 服务窗口”为目标，以讲文明树新风为主要内容，完善行为规范，建设文明环境。 树立档案工作者的良好形象。 2