档案管理信息平台的深化与应用-Core.PDFVIP

总第214期 电业论丛 DOI编码：10.3969/j.issn.1007-0079.2011.27.037 档案管理信息平台的深化与应用 丘军江 林 蔚 摘要： 介绍了厦门电业局档案管理信息平台深化应用的背景、目标、实施步骤、效果及前景，以供借鉴。 关键词： 档案管理；信息化；文件 作者简介： 丘军江（1977-），男，福建上杭人，福建省电力有限公司厦门电业局，工程师，厦门大学管理学院MBA工商管理硕士研究生（福 建 厦门 361005）；林蔚（1982-），男，福建厦门人，福建省电力有限公司厦门电业局，工程师。（福建 厦门 361004） 中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号： 1007-0079（2011）27-0071-02 近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所 信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等 未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人 先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案 工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向 业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案 跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。 全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开 一、档案管理信息平台深化应用的背景 发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变 当前，国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变，努力创 化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时 建 “一强三优”（电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀）现代公 间，极大地方便了使用；创新性提出了 “现行文件层、整编文件层和 司。国家电网公司高度重视档案管理工作，并将其作为企业管理重 永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心 要组成部分，大力推进档案管理信息化。2006年，国家电网公司与紫 和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、 光电子档案事业部合作开展 “国家电网公司档案管理信息平台建设 归档全过程数字化。 项目”；2009年，在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电 档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部 力公司等网省公司试点成功。目前，国家电网档案管理信息平台已成 门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模 功嵌入国家电网公司协同办公系统，福建省电力公司随即也全面推 块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研 广应用，厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业， 档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标 在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。 档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文 厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省 件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件 系统率先晋升为 “国家一级”，连续3年获得省公司档案管理先进单 的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十 位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底，共有综 大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登 合档案室1个，二级综合档案室17个，共有文书、科技、会计档案近 记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理 30万卷（件），机读目录12万余条，照片档案4000余张，及音频、视 过程的记录。 频档案200多份。