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為什麼要使用樣式 文書處理程式與文字編輯程式 Word 可以歸類為文書處理程式，這類程式最原始的雛型就是文字編輯程式，像「記事本」就是屬於文字編輯程式。文字編輯程式的基本功能包括： 輸入文字或插入新行（跟打字機一樣）。 更動已輸入的文字，包括複製，貼上，刪除等。 將輸入並修改過的文字存成檔案，供日後使用。若沒有存檔，電腦是不會替你記得的，而且檔案只能保存儲存前所進行的輸入與更動。 讀取從前輸入的檔案。 顯示或列印截至目前為止的輸入與更動結果。 單是文字編輯軟體並不能應付日常事務所需，於是而有文書處理軟體。文書處理軟體與文字編輯軟體最大的差異在於多了「格式」的功能。從每個文字，每個段落乃至整個文章長什麼樣子都需要設定。當然，為了使用上的方便，文字處理程式都會有預設的格式，即使你不去設定也會弄出一篇文字，只是不會太好看。 在使用上，文書處理程式與文字編輯軟體最大的不同在於文書處理程式會自動為你換行（要多少字才會換行依段落與文字格式設定而異），不需要像文字編輯程式一樣，必須打 [Enter] 鍵插入新的一行。在 Word 中，若你鍵入 [Enter] 就表示你要插入新的段落而不是插入新的一行。 常見的文書處理程式除 Word 外就是 Windows 附送的「小作家」（或 WordPad）。 若你不小心或故意以「記事本」開啟一個 Word 所儲存的文件檔（通常是 .DOC 檔），你會看見一大堆亂七八糟的符號，或許你還可以在其中找到一些你鍵入的文字。這是因為文書處理程式除了需要儲存文字外，還必須儲存各種格式資料，那些亂七八糟的符號就是格式資料，但那是給 Word 程式用的，不是給人看的。當 Word 開啟這種文件檔時，就會根據資料賦予文字適當的格式，並呈現在你的眼前。 由於文字編輯程式沒有設定格式的功能，所以文字編輯程式能處理的檔案稱為「純文字檔」。 雖然在「記事本」中你也可以設定字型，但那只是告訴電腦以什麼字型顯示或列印整篇文字，並不表示「記事本」可以處理格式。 格式 文書處理程式歷經二十年的發展，由於事務方面的需求，所需要設定的格式愈來愈多，單是個別的文字就有以下的格式設定： 文字字型（中文版 Word 還可如此設定：若碰到英文字母要用什麼字型；若碰到中文字要用什麼字型。因為若用中文字型顯示英文字母實在很難看） 文字大小 字型樣式（標準，斜體，粗體，粗斜體） 底線樣式 效果（刪除線，上標，下標等等） 字型色彩 各種字元間距設定 各種文字效果設定 而跟段落有關的設定則有： 對齊方式 縮排：左邊縮排，右邊縮排， 段落間距 定位點 行距 ….. 段落格式決定文件對文字的排版原則，也是決定一個文件美醜的關鍵因素。 格式不一致的問題 在這麼多東西需要設定的狀況下，就產生了一個問題：倘若你逐段進行格式設定，很難讓兩個段落長得完全一樣，譬如說下面一個段落範例： 一般於常溫常壓下，空氣中的氧氣濃度佔 20.9% 左右。但是在地下礦場、坑道、船艙、油槽及其他密閉空間或通風不良場所中，空氣中氧氣含量可能偏低，導致工作人員發生缺氧現象。根據我國缺氧症預防規則之規定，當作業場所空氣中含氧量低於 18% 時，即需採取適當措施。 與另一個段落： 上述粒狀物的粒徑均甚小，無法以肉眼逐一辨識；但當濃度夠高時，可憑肉眼察覺空氣透光度的降低。對直徑為 1 ?m，比重為 1 的圓球形粒狀物而言，在空氣中的沈降速度只有每秒鐘 0.0035 cm，因此粒狀物得以長久懸浮於空氣中，再加上直徑在 10 以下的粒狀物可隨呼吸氣流進入呼吸系統中的肺泡氣體交換區，並沈積於其中，造成健康危害。 的行距設定就不一樣。前一個範例的行距設為「單行間距」；第二個範例的行距則設為「1.5 倍行高」。若在一篇短文中或許可以檢查的出來，但在一篇長文中，就不易看出來。而且這個問題多半在顯示器上不易察覺，特別是兩個段落離得很遠的時候。往往必須等到列印出來才發現，即使修正回來，也必須重印文件中相當大的篇幅，因為某個段落行距經調整後，以後各段落在頁面中的位置，甚至頁碼全部會重新調整。 另一個常見的問題會發生在標題上（對 Word 而言，標題也是一個獨立的段落，只是格式設定跟主文不一樣）。譬如文件中有某個標題： 粒狀物 若不小心的話，同樣其他地方同層次的標題會被輸入成： 氣態物 第二個標題的第一行縮排被設成 1 cm，而第一個標題則沒有縮排。上述現象會使整個文件變得很難看。但是有那麼多東西要設定，誰能保證兩個段落的設定能完全相同（也就是遵循同一個原則排版）。 若是一篇短文，至少有兩個解決方法： 1. 當按下 [Enter] 鍵時，Word 會產生新的段落，通常（不一定，後面講到樣式時會說明）新段落的格式會與前面一段完全相同。但是，若你在編輯文件時，更改了其中一個段落的格式，其他的段落的格式是不會同步更改的。因