如何抓好企业职工档案管理.docVIP

如何抓好企业职工档案管理摘 要：职工档案记述和反映企业职工的履历、鉴定、考核、政审、录用、工资、劳动合同、党团关系及奖惩情况，是以个人为单位集中整理保存的文字材料，是企业发展和职工活动的真实记录,是国家档案的重要组成部分。在新形势下,企业劳动职工、工资分配、社会保障制度等各项改革措施也在不断深入,企业职工档案管理如何跟随企业发展的步伐,更好地服务于企业,已成为当前企业面临的一个重要问题。 关键词：档案管理；企业职工；作用 一、部分企业职工档案管理现状 1.企业管理职工档案现状 随着改革开放步伐的加快，各类用人单位如雨后春笋般迅速而蓬勃地发展起来。用工形式简单、用工管理混乱、职工流动频繁，以及用人单位为缩减建档的管理成本等因素，致使近一半企业没有给职工建立档案；新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定。因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老保险、医疗保险等应享受的待遇也使职工不能享受。 2.职工自身档案管理现状 职工自己因流动性强，档案转移手续复杂等原因而忽略了个人档案存在的意义。有的单位因停产、解体、流转等变故，职工失业多年无人问津，有的人甚至到了办理退休年龄段，连档案在哪里都不知道。还有一些企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,致使不少个人资料遗漏、遗失。 二、职工档案管理中存在的问题 1.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要 由于目前许多用人单位没有专门的档案管理人员，大多数是由人力资源保障人员或办公室人员兼管，其一般未经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理经验。对职工档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得职工档案案卷不规范，难以保证档案的完整性和安全性，致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。 2.档案管理不完善、不规范、不科学 《企业职工档案管理工作规定》要求职工档案要“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”。从实际情况来看，这条规定基本上是一句空话。邮寄或本人自带档案几乎成了家常便饭。《企业职工档案管理工作规定》的一些要求和规章制度，也少有人执行。 3.档案保管条件太差,影响了档案的安全 档案管理的软硬件设施配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差、越管越少的现象。 三、职工档案规范化管理的有效措施 1.做好企业档案管理的基础性工作 企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织的档案管理知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。 2.分工负责，把好档案进出关 首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部门负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。 其次，要抓好职工档案的收集和整理。一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要及时补充档案材料，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；三是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化，如建立职工档案数据库，提高职工档案的使用价值。同时，要做好职档案的补救、补建工作，特别是对未按常规手续进入企业的高管人员的档案及时进行补建。 再次，要搞好衔接，把好档案转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。 参考文献： [1]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案,2006,20（05）:32-33. [2]高磊.对文书档案实行全面质量管理的探讨[J].科技情报开发与经 济,2004,14（10）:59-60. 1