工程信函通信渠道管理及实践.docVIP

工程信函通信渠道管理及实践在山东海阳核电站一期工程建 设期间，各承包商之间信息交流的主 要形式是以通信来实现的。工程信函 承担着我公司与协作单位间沟通渠道 与纽带的作用，而公司与承包商之间 的所有往来文件必须通过批准的通讯 渠道传递。鉴于海阳核电站涉及专业 多、接口复杂，信函的总类繁多，数 量巨大，建立一套有效的通信渠道管 理体系是十分必要的，为今后工程函 件的有序分发、分类存档和查询提供 方便。下面从几个方面进行介绍： 一、通信渠道的管理要求 1.许可的通信渠道的建立。单位 之间许可的通信渠道必须由文档归口 管理部门进行登记，在合同签订后， 由合同归口管理部门提交通信代码申 请，文档归口管理部门根据单位名称 和合同性质确定出该单位通信代码。 对于与核电站建设业主签订多个 合同的单位原则上由一个授权人签字 的通信只能建立一个通信渠道，如果 不同的合同业务是由不同的授权人签 字，可以给予不同的渠道号，或是分 段取流水号以示区别不同项目，但应 得到文档归口管理部门许可。原则上 无合同、工程接口关系的单位之间不 设通信渠道，若确有必要，可向文档 归口管理部门提出申请后，由文档归 口管理部门负责确定。 2.通信识别码的结构。核电站建 设业主与承包商之间的来往信函都使 用“通信识别码”来编号。通信识别 码是通信的唯一识别标志，由数字和 字母组成，由项目代码、通信渠道号 和通信流水号组成。通信渠道号是通 信识别码的重要组成部分，用于标识 进行通信的单位。通信流水号表示某 一通信渠道内各次通信的序号，用于 标识发件方针对某一类型或某一工程 项目发送给出收件方通信的序号，在 发件方发送信件时给出。 如某工程信函的通信识别码为 XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN， 其中，XXX表示项目代码，由三位 大写英文字母组成；AAAA和 BBBB 表示通信渠道号，分别是发件单位和 收件单位的代码，由四位大写的可选 英文字母组成，第一个大写字母表示 单位的类别，第二、三、四个大写字 母与第一个大写字母相关，表示具体 的通信单位，此代码用于区别单位类 别和名称；NNNNNN表示通信流水 号，由六位阿拉伯数字组成，用于标 识发件方针对某一类型或某一工程项 目发送给收件方通信的序号，在发件 方发送信件时给出。 3.通信信息的交换和更新。通信 渠道号确定后，业主方负责以信函的 形式将通信渠道号、收件人、信函传 递渠道、执行程序等事宜通知合同单 位或其管理单位，并要求合同单位回 函提交其单位收件人、授权签字人、 签字范围、信函接口人、电话、邮 箱、传真、邮编、地址等信息。各单 位在通信地址、邮政编码、电话 /传 真号码、收件人、授权签字人、电子 邮件地址、信函接口人等通信信息变 更时，应及时以函的形式告知业主， 业主负责对通信信息汇总和更新。 4.通信信息的归档保存。对于通 信渠道建立的相关信息需进行定期分 类归档，便于今后工作的方便查询。 针对各单位在通信地址、邮政编码、 电话 /传真号码、收件人、授权签字 人、电子邮件地址、信函接口人等通 信信息变更时，业主方在收到通知 后，应及时对通信归档信息进行汇总 和更新，确保信息的时效性。 二、对通信识别码进行改进措施 1.将通信识别码结构由三段式改 为四段式结构。在原有通信识别码的 基础上，增加一段项目代码，来区别 1、2号机组、3、4号机组、5、6号机组， 而不用频繁变更业主及各承包商的通 信渠道号，此种结构不但节约了通信 渠道号的资源，而且能够满足公司多 机组通信的需要。 2.对流水号的区间划分进行了细 化。在按函件内容对函件进行详细分 类的基础上，定义不同的区间代表不 同类别的函件，方便了函件的分类存 档和查询。 3.确立收件代码。通信较少及没 有签订合同的通信单位，统一以收件 方代码 SXCR对其发文；同时对多个 单位发文（3个以上单位），收件方的 代码统一为SXZZ。 4.确保通信流水号的连续性。发 件方应保证针对同一类型或统一工程 项目发送给特定收件方通信的通信流 水号的连续性，即针