Word替换技巧.doc

学过word的人都知道，利用word中的替换功能，可以替换文档中的文本或格式。然而，知道并能灵活运用特殊字符替换的人可能并不多。这里所说的特殊字符替换，是指在替换时，需要使用替换对话框中的“特殊字符”按钮。常用的“特殊字符”包括段落标记、制表符、任意字符、任意字母、查找文字等，甚至还包括图形和剪贴板内容！当然，有些特殊字符只能用于“查找内容”，还有一些特殊字符只能用于“替换为”。　　下面的例子介绍的是通过使用特殊字符替换的方法，能既快又好地解决一些复杂问题。　　例一、曾有一位作家在用word输入一本书稿时，采用了每输入一个汉字自动添加一个半角空格的办法，同时在每段的段首用加空格的办法使首行缩进。书稿送到出版社后，编辑顿时傻了眼：若用手工删去多余的空格，工作量可想而知。无奈之下，只得请教行家。行家　　建议用替换的办法删去所有的空格，然后在每段的段首手工添加两个全角空格。　　其实，在删去所有的空格后，只要再一次使用替换，将“特殊字符”中的段落标记符（^p）替换成段落标记符加上两个全角空格，就能在从第二段起的每段的段首加上两个全角空格。当然，选中全文后利用首行缩进也能产生同样的效果。　　例二、某编辑要将来稿中的word文档转换成文本格式，以便调入本单位的排版系统。由于原文档在输入时采用的是首行缩进的办法，转成文本文件后，格式信息丢失，只得用手工的方法在每段的段首加两个空格。　　我们只要采用例一中所用的方法，先在每段段首加两个全角空格，再转成文本格式，问题就迎刃而解了。word文档要转成wps文档时，就可以采用这种做法。　　例三、笔者常常收到长度为几十k的电子邮件，需经word重新排版后打印。在word中每一段只有一个段落标记符，而收到的电子邮件中每一行（一般不超过76个英文字母）就有一个段落标记符，手工删除多余的段落标记符工作量很大。　　如果电子邮件的每两段之间有一个空行的话，可先将两个段落标记符替换成“＃＃”（假设“＃＃”在文中不出现），再删去所有的段落标记符，最后将“＃＃”替换成两个段落标记符。　　如果每段段首有若干个空格的话，可先将段落标记符加空格替换成“＃＃”加空格，再删去所有的段落标记符，最后将“＃＃”替换成段落标记符（注意空格有全角和半角之分）。　　如果不是上述两种情况，就比较麻烦了。考虑到段落往往以句号（句点）、冒号、问号或感叹号（以下简称为结束符）结束，可先将结束符加段落标记符替换成结束符加“＃＃”，再将所有的段落标记符删去，最后将“＃＃”替换成段落标记符。用这种方法可能会出现少量必须根据上下文才能判别是否多余的段落标记符，可手工删除。如果有少数段落不以结束符结束，可先选中某些段落后再替换。　　以上工作如经常要做，可事先录制成宏。　　例四、某人在利用word 97中的“html转换”将word 97文档转换成网页时发现，转成的网页在ie 4.0中能自动排版，而在navigator中却是一个段落一行。然而，只要将文本的每两个汉字之间插入一个空格，navigator就能自动排版。手工键入空格，工作量太大，万般无奈之下，只得采用编写“宏”的办法解决这一难题。　　其实，只要利用特殊字符的替换，就能在每两个汉字之间插入一个空格，方法如下：　　1. 将“任意字符”（^?）替换成“查找文字”（^＆）加空格。　　2. 将段落标记符加空格替换成段落标记符。　　这里，在替换对话框内“查找内容”文本框中的“^?”匹配文档中的任何一个符号（汉字、英文字母或数字)，“替换为”文本框中的“^＆”匹配“查找内容”中的所有字符。当然，如果要求汉字之间插空格而英文字母之间不插空格，就要使用类似于例八中介绍的技巧，详情请见下期。　　例五、某人在英文版windows 95加挂中文之星的环境下使用英文版的word 6.0，结果每两个汉字之间自动插入了一个空格。用替换的方法删去所有的空格后，连英文单词间的空格也删去了。作者使用了word提供的拼写检查功能，用手工的方法在单词间加上空格。　　在英文单词较多时，用这种方法工作量太大，同时，缩略语的处理也不大好办。实际上，我们只要做三步替换，就能顺利解决这一问题：　　1.将“任意字母”（^＄）加半角空格替换成“查找文字”（^＆）加“＃＃”（假设“＃＃”不在原文档中出现）。　　2.删去所有的空格。　　3.将所有的“＃＃”替换成半角空格。　　例六、word提供了统计文档总字数和字符数的功能，但在日常工作中，经常会遇到需统计某个字符串在全文中出现次数的情况。某人认为word本身没有提供统计某个字符串出现次数的功能，因此用编写宏的办法解决这一难题。　　事实上，只要在“查找内容”文本框中输入要查找的字符串，在“替换为”文本框中输入“