EXCELL动态图表分析在高校财务经费管理中的应用 苏 琴.docVIP

EXCELL动态图表分析在高校财务经费管理中的应用 苏 琴1,.2 郑爱华1 中国矿业大学 管理学院 江苏 徐州 221008；2.徐州师范大学 计财处 江苏 徐州 221116） [摘要] EXCELL办公软件越来越多地应用于工作中的方方面面,本文利用EXCELL软件中函数sumif（）的条件汇总计算功能、函数index（）及控件按钮功能和数据图表功能，结合高校财务经费的使用数据，建立一个模型，说明其在高校财务经费中的使用动态分析作用。 [关键词] 动态分析 高校财务经费 EXCELL 函数 [中图分类号]F275;F232 [文献标识码] A 1. 引言 目前，计算机广泛应用于工作和日常生活中，财务软件也被普及使用于单位的财务工作中。这些都大大地提高了工作效率。但工作中财务软件的使用虽简化了会计工作，但却不能针对单位具体情况，为财务管理工作提供方便。传统的做法是将各财务经费的明细账打印出来，手工汇总计算其各会计科目的发生额，并据此编写财务经费使用报告。本文结合财务软件和EXCELL工具的使用，借鉴一个动态的图表分析模型，对财务经费数据进行定性和定量地分析，编写财务经费使用报告。这样不但省时省力，而且看起分析结果来也是一目了然。 2. 模型的创建与具体应用 下面以某高校的学科建设经费的使用情况分析为例，简单说明一下利用EXCELL动态图表分析高校学科建设经费的使用。其步骤如下： 先从财务软件中导出该项经费的使用明细账。（以EXCELL表格形式表示）(图1) 图1 如：上表导出的财务明细账第2行表示：2007年1月8日报销文学院吴建民参加北京学术会议差旅费657.00元，记录于2007年1月1922号会计凭证中。 根据财务明细账的各项支出建立一个表格（图2），汇总计算每月及全年各项支出的总额。如计算2007年1月书报杂志费支出，在E76单元格中运用工具菜单“插入-函数”SUMIF($C$2:$C$49,$C76,$E$2:$E$49)函数,表示在$C$2:$C$49的区域内汇总科目名称为$C76(书报杂志费)的单元格数值,并将$E$2:$E$49区域内符合条件的单元格数值求和,便得出该月书报杂志费总的支出。用同样的函数方法计算出各项支出全年各月及全年汇总数。 根据各项支出明细创建一个动态的汇总表（图3）。利用工具栏“视图—工具栏—控件工具箱—列表框类型的控件”在B96单元格中绘制“下拉式菜单图”。在B96单元格里单击鼠标右键，选择“设置控件格式—控制”菜单下设置数据源区域和单元格链接(如图4)。在B99单元格中插入函数INDEX(E76:Q76,$B$96),B97至B108单元格都复制此函数公式(公式中单元格位置相对变动)。这样可以从下拉菜单控件中选择不同的月份，自动汇总计算每月及全年费用支出额明细。 以A99:B108区域（表三）为数据源，选择工具菜单中“插入-图表”，创建饼状图表（如图3）。选择不同的月份自动绘制出不同月份的费用使用情况饼状图。将鼠标放置在饼图的不同部位，显示出该项饼图代表的费用的绝对数值，及相对百分比比率。如图3中标签显示红色的饼块是“该年1月份招待费5401元，占该月总经费比率的7%”。任意点击B96单元格的下拉按钮，则可显示任意月份及全年的经费使用明细。 图2 图3 图4 3. 结论 该模型不仅可用于学科建设经费使用情况的财务分析中，更多的可使用于高校科研经费的管理中，如国家自然科学基金课题、省、部级课题的结题管理。科研项目结题时，财务部门可使用该模型分析填列科研项目经费使用情况说明表。运用此模型，导入财务数据的方法还可实时检查、监督财务经费的使用情况。 参考文献: [1] 导向科技. EXCEL2003财务应用[M].北京:人民邮电出版社 [2] 吴权威,王绪溢. Excel 2003中文版应用基础教程[M].北京:中国铁道出版社 2004 [3] S.Christian Albright,Wayne L.Winston.Excell数据建模与应用[M].北京:清华大学出版社 2006 [作者简介] 郑爱华,女、中国矿业大学管理学院副教授,博士,主要研究方向财务成本管理、公司理财、煤矿安全财务问题研究 苏 琴,女、徐州师范大学计划财务处，会计师 姓名 工作单位 通讯地址 邮编 电话 电子信箱 郑爱华 苏 琴 中国矿业大学管理学院 徐州师范大学计划财务处 江苏徐州铜山新区上海路101号 221008 221116 0516 stone382@