浅谈办公室环境的管理.doc

浅谈办公室环境的管理 摘要： 办公室环境的含义 环境是指人类周围的所有事物及状态。环境一般可分为自然环境和人为环境；而办公室环境就属于人为的环境，人们可以根据自身的需要去设计办公室的环境，对办公室环境做出适当的管理，使其变得舒适，符合企业的发展需要。 办公室环境可划分为硬环境和软环境。硬环境包括机关的办公处所、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备及办公室的布置等外在客观条件。软环境包括机关的工作气氛，工作人员的个人素养、团体凝聚力等社会方面的环境。 办公室环境要遵循的原则 协调，舒适 协调、舒适是办公室布置的一项基本的原则。这里所讲的协调，是指办公室的布置和办公人员之间配合得当；舒适，即人们在布置合理的办公场所中工作时， 身体各方面并没有觉得不适，觉得比较舒适；对工作环境觉得舒适，工作比较称心。 协调的内涵是物质环境与工作要求的协调。它包括：办公室内设备的空间分布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调；人与工作安排的协调；人与人之间的协调，包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上级与下级的工作协调等。只有各方面的因素都能协调好，在办公室工作的人才会觉得舒适，这也有利于提高团体的工作效率与团队的合作精神。 便于监督 监督是对工作人员的工作进行监督与督导；它分为自我监督、内部监督及外部监督。办公室的布置必须有利于监督，特别要有利于工作人员的自我监督与内部监督。 办公室的布置要适应自我监督的需要。所谓自我监督，就是进行自我约束和控制，自觉地遵守相关的规章制度，要有很强的自制能力，自觉的做好自己的本分工作。 办公室的布置还要适应机关内部监督的特点和需要。机关内部监督的主要特点是：第一，内部监督是一种群众性的日常监督。内部监督与带有专门目的的监督有所区别，其监督内容包括工作人员在日常工作中的一切行为，以及通过各种行为举止反映出来的思想觉悟、道德品质等。主管领导通过此来得出对工作人员的整体评价。第二，内部监督具有双向和多维监督的特点，它是主管人与部属之间，部属与部属之间的相互监督，是群体内部的监督，它有利于群体内的良好沟通和协调。第三，内部监督是一种内部力量的约束，这取决于内部的纪律约束、团队作风、自觉程度等。 办公室是一个集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互监督。每个人的特长和缺点也不同，所以在工作中不能及时的纠正就可能会影响到工作的进程，因此办公室的布置必须有利于在工作中相互监督、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低程度，把工作做得更好。 有利于沟通 沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换。通过这种信息传达和交换，使人们在目标、信念、意志、兴趣、情绪、情感等方面达到理解、协调一致。沟通是心灵的窗口，沟通从心开始，人与人之间的沟通最重要的是真诚，所以沟通对于人类来说是十分重要的。办公室作为一个工作系统，必须保证充分的沟通，才能实现信息的及时有效地流转和传递；系统内各因子、各环节才能动作协调地运行。在办公室内也要经常地进行必要的有效的沟通，这不仅能提高工作的效率，而且能够促进员工之间的情感的交流和友谊。 整洁、卫生 整洁、卫生包括两个含义：一是办公用品的整齐有序，二是室内的干净卫生，这两方面是相互联系和影响的。 整洁是指办公室的布置合理、整齐清洁。所以安置办公设备时，要节省空间，以使室内有较大的活动场地；办公桌与文件柜的相对位置也很讲究，一般情况下，文件柜应位于办公桌后方，伸手可及；桌上物品应分类摆放，整齐有序。电话机应放在办公桌的右上角，以方便接听。 卫生是办公室环境的重要内容之一，要勤扫勤擦，保持地面、桌面、门窗玻璃及其他物品的清洁。在时间安排上，最好是下班前扫地，上班前擦桌面、拖地板，这样可以避免上班时尘土飞扬。办公室内的垃圾要及时的清理，时刻保持办公室的各方面的清洁，因为这也从另一方面反映工作人员的素质，试问有谁愿意在一个狼藉和满是灰尘的办公室内工作呢？所以要注意办公室的卫生。 办公室环境的内容管理 （一）地理环境 办公室选定在良好的地理环境中，不仅可以凭借优越的自然位置节省绿化、交通等的费用，方便员工的出行；更重要的是能够促进工作人员的身心健康，提高工作的效率。 1、环境尽量优美。办公室所在地宜选在环境优美、空气清新、绿化程度比较高、噪音以及其他的污染少的地方；所以选址要尽量远离矿产企业和闹区。优美的环境可以使人心情舒畅，空气清新也使人觉得舒适，从而提高工作效率，良好的工作环境也能更好的留住人才。 2、交通方便。如果把办公室建在郊外，无疑会延长通勤距离和时间，增加交通负担，降低行政效率，也会给工作人员的家庭增加负担。因此，机关单位在选址时应考虑设在公共汽车站点附近，以方便员工的上下班的出行，也有利于和各个单位的联系，增进友谊。 3、靠近文化区。一般情况