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高校档案信息化建设中管理队伍完善策略摘 要：档案管理队伍在高校档案信息化建设中扮演着重要的角色，其素质的高低影响着档案信息化建设质量的好坏与速度的快慢。文章针对高校管理员目前存在的主要问题，从思想政治素质、专业水平、管理能力、电子档案保护意识和创新意识等方面提出几点建议。 关键词：档案管理 信息化建设 档案管理员素质 完善措施 在科技高速发展的今天，信息技术的发展使档案管理从信息采集、管理和利用上发生了翻天覆地的变化，与传统纸质档案有着很大的区别，从而带来档案管理模式、运作程序、技术方法上的变革。而高校档案是学校建设、改革和发展的真实记录，作为国家档案事业的一个重要组成部分，可以为未来提供宝贵的信息资源，其工作的质量也事关国家档案事业的发展[1]。所以，高校只有加强档案信息化建设，才能适应高校改革和发展的要求，更好地为学校的各项建设及社会服务。档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。其中，档案管理队伍的素质的高低决定着高校档案管理事业是否能快速地发展。 1.档案管理员在高校档案信息化建设中的重要性 高校由于人员编制的限制，档案管理人员一般由校档案馆专职人员和各个部门的兼职档案员组成。在档案信息化建设过程中，人们容易形成一个误区，认为兼职档案员不重要，其实兼职与专职档案员在档案管理的工作上同等重要。 兼职档案员是指不专做档案工作，但肩负一定的档案工作任务的档案员。“收集”和“整理”是高校档案工作的八个主要环节中最根本的两个，它们占了档案工作的大部分，但这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。因为兼职档案员多由校内各部门的秘书担任，他们对自己所在单位的情况非常了解，多数档案都是经他们手收集、整理而成，所以可以确保重要文件的归档率。这样，就可避免珍贵资料的流失并提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作，档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊地进行。可见，兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可或缺的，而且是高校档案工作队伍的主力军。 2.高校档案管理员工作中存在的主要问题 首先，高校兼职档案管理队伍不稳定。比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。兼职档案员不能安心从事档案管理工作，培训上的滞后，管理上也存在极大瑕疵。这使得兼职档案管理队伍极不稳定，在实践中必然导致归档文件材料的质量难以保证。其次，由于高校兼职档案员没有受到专业系统的档案管理教育，对档案工作重要性的理解不深，工作缺乏激情，缺少责任心。对《档案法》等法律法规不了解，有的甚至不了解基本的档案管理知识。随着档案数字化建设的推进，部分知识落后，计算机操作能力不强的兼职档案员，就无法把现代化的电子操作系统应用到档案的管理当中来。第三，兼职档案员素质不高，也同基层领导对兼职档案员重视不够，影响了高校兼职档案员的工作热情和积极性，甚至有的单位不设兼职档案员，文件资料不及时整理，随处丢弃，给学校带来不必要的损失。第四，在目前，高校大多采用办公自动化系统（Office Automation，简称OA系统），然而，随着OA电子文件的大量产生，后期的归档工作涉及到许多以前纸质文件管理未遇到过的问题。并且，高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料，高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员，高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而是还要考虑大量纸质卷宗档案的管理使其与OA系统相容[2]。这些问题的出现，都需要档案管理队伍进行重新的调整。 3.现代化档案管理员应具备的素质 随着档案信息化的建设与发展，档案管理会出现很多新情况新问题，由于档案工作者大多数是长期从事纸质档案的管理，他们中大多数人凭原有的知识结构已不适应电子文件管理的需求，这就对档案工作者提出了更高的要求[3]。特别是高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面，内容庞杂，涉及面较广，在进行档案信息化建设后，原来的纸质文件归档的办法已经不适用于电子文件的归档，因为电子文件归档需要采取人为干预措施和一定技术手段保证背景信息和元数据同时归档确保归档的电子文件真实、完整有效[4]。随着我国科技的进步、经济的发展，档案工作涉及的领域越来越宽，培养政治思想素质高、业务及档案管理能力强、有创新立业意识的档案管理员尤为重要[5]。 3.1 较高的政治觉悟 档案员直接管理着全校的重要资料，工作的政治机要性很强，没有较高的政治素质和强烈的责任感无法担任好此项工作[6]。随现代信息技术在校园的广泛应用，一旦由于档案管理员因为工作疏忽或经不住诱惑而造成机密文件丢失、泄露，将给学校、国家