社团联合工作指南.doc

办公室工作指南 协会日常工作 1、协会打印版和电子版资料（月计划、月总结；学期计划、学期总结；活动方案、活动总结；通讯稿） （1）在每月的28日前上交当月的工作总结、下个月的工作计划（打印版）。 （2）每个学期末需上交本学期总结、下学期计划（打印版和电子版），本学期所有的月计划、月总结(电子版)，活动方案、活动总结（电子版，活动结束后没有上交的要补齐）到社联办公室。 （3）活动举办后第二天要上交通讯稿（电子版），活动后第三天内要上交活动总结（打印版和电子版）、活动方案（电子版）。 以上格式统一为（标题：黑体小二，正文和落款：宋体小四，段落的行距：固定值25磅，页边距：上下左右2厘米）。 注：协会资料电子版统一发到“社团资料库”邮箱：2372257100@。打印版统一交到社联办公室。 2、资金对账 在每个月的24日协会的财务负责人到社联办公室对账，否则会影响每月优秀社团评比。 3、日常资金报销 （1）日常报销金额高于100元的，需上交物品使用说明书到社联办公室，然后填好报销表上的内容，并附上相关有效发票，电脑小票是不允许报销的，必须让商家开收据并有印章或商家签名。每张发票背后要有会长和财务负责人的2个签名,收据背后要注明有一共有多少张，共多少钱。 （2）日常报销金额低于100元以下的，只需填好报销表上的内容。 （3）礼品、通讯费、水、交通费、邮费、食品等不允许报销，颜料不超过五瓶，有关打印、复印要与办公室联系到张泽彬老师处。建议奖状、证书可以到社联办公室申请，纸张、颜料、画笔等宣传用品可以到社联宣传室申请公用，协会可以与宣传部沟通联系。 4、所有的申请报销都请在星期三中午前送上财务小组。老师审批下来的经费由会长亲自签名拿钱。并请协会财务负责人过来做好登帐工作。 5、 卫生安排 对象：体育馆协会办公室（每个月最后一个星期的星期三大清洁一次，星期四下午17：00由社联办公室人员检查） 提示：每次协会办公室卫生清洁后必须登记负责人的姓名和协会名称，统计后交由监察部，以便期末加分和评选奖项。 二、协会活动开展 1、活动举办前： （1）必须在活动举办前三个星期完成活动方案，同时配上经协会会长、指导老师以及挂靠单位同意的签名表（必须是本指南内的签名表），交到社联办公室审批跟进。活动方案审批通过后，协会才能开始宣传和举办活动。 （2）活动资金申请：待活动审批完毕后，有资金申请的社团且申请资金超过100元的必须复印一份审批的方案原稿交到财务小组，否则申请可不予受理、更不允许先花钱，后申请。拿到申请表后填好表上各项内容，日期、编号不需要填写，其它内容须按要求填写，金额须大写，大写要正确，且不能涂改，申请的物品必须有单价，数量，总价，并注明其使用用途，表上的物品一般与方案中的预算物品相符合，除特殊情况外，表上填上的物品，方案中没有的，财务小组有权拒绝申请。若申请资金不超过100元的，则只需填好申请表。填好各项内容请找相关负责人指导老师和会长签名。申请的资金有节余一定要交还财务小组，若是超支在一定合理的金额内会给与报销。 （4）场地申请: ①孔子广场、学术报告厅2（儒学堂）、3号楼九楼小礼堂、1-312，协会向办公室申请，如遇档期冲突或场地不能使用，则需由协会将其活动延期或更换场地。若活动场地是其他地点则应在上交方案前确定下来，如若改期或更换场地，应提前通知办公室，以便及时更改信息，方便活动更加顺利的举行。 ②孔子广场和K房不能同时申请举办（学校只有一套音响器材） ③体育馆综合会议室最多可容纳50人，申请人数至少10人。 ④每个星期日到星期四晚上体育馆综合会议室都有例会，其他时间可由协会到社联办公室申请。 （5）物资借用（即短时间内暂时借用社联的物资） 对象：协会人员 流程：填写《物资借用表》写明申请人姓名、借用原因、借用时间、归还时间、所属机构和联系方式。 提示：①：要与申请人说明要保证物资不被损坏，若物资损坏、丢失、弄脏则由申请人全权负责。 ②：物资借用要提前申请，必须在工作时间到办公室借用物资。 2、活动方案的格式：（注意：活动方案尽量简洁，一目了然，详细的内容尽量放在附页） XX活动方案 （标题：黑体小二，正文和落款：宋体小四，段落：固定值25磅，页边距：上下左右2厘米） 一、活动目的： 二、活动主题： 三、活动时间： 四、活动地点： 五、活动对象： 六、主办单位：（广东白云学院社团联合会） 七、承办单位：（协会名称或者其他组织） 八、协办单位：（协会名称或者其他组织）没有可省略。 九、活动流程：（要附上节目单或活动的具体时间，特别是晚会类活动） 十、工作分配：（详细到各部门负责的工作） 十一、注意事项： 十二、资金预算：(以表格的形式列出所需资金预算，详细到单价和所需数量) 物品名称 单价 数量 总计 用途 备注 （