“行政效能保障体系”及其作用.docVIP

“行政效能保障体系”及其作用 中国人民大学行政管理学系 赵国俊 在开展行政效能监察的过程中，无论是作为监察主体的行政监察机关，还是作为监察对象的其他行政机关，都需要解决一个如何更加正规、系统、有效地开展行政效能推进工作的问题。笔者认为，解决这个问题的主要途径就是建设行政机关的“行政效能保障体系”。因为：建设“行政效能保障体系”并使其有效运作既是行政效能推进的实体内容，又是行政监察机关履行效能监察职责的依托和根据。 行政效能保障体系不是什么人的发明创造，更不神秘，而是在任何一个行政机关都实际存在的内部管理体系。它不过就是确保行政效能所需的组织结构、职责、程序、措施、过程和资源的总和。任何一个行政机关要履行自己的职能，都要有一个组织结构，一套职责，一套程序，一系列管理措施，一系列工作活动过程，一套人力、物力资源。因此，行政效能保障体系的存在是客观的，只要是行政机关无例外都有这样一个体系。 行政效能保障体系的存在是一个事实，但在各个行政机关，这个体系的差别却是很大的：有好有差，有的正规、完整，有的随意、残缺，有的确实能够提供效能保障，有的则差一些，有的也可能完全没有实效。而且各个机关对这个体系的认识和态度方面的差别也很大：有的机关是意识到其存在，而且自觉积极建设，有的则没有明确意识，更缺乏积极建设的主动与自觉。我们在这里正式指出这个体系的存在，并将其称之为“行政效能保障体系”， 实际上是要还事物以本来面貌，使我们认识到这个体系的客观实在性，强调发挥这个体系的积极作用；我们主张自觉积极地建设这一体系，确切地说就是主张在已经客观存在着的效能保障体系的基础上，按照科学的方法，结合具体实际对其进行完善，使之更明确地以确立行政效能保证为核心，更加规范，更加有效。从这样的意义上，效能保障体系实际上是一个规范化了的以行政效能为中心的机关内部管理体系；一个具体化了的管理程序、管理措施体系；一个明晰化了的行政效能指标体系；一个将行之有效的管理理念、方法、程序、过程、措施、要求确定化的文件体系；一个动态化了的不断发现低效问题，分析解决低效问题，针对形成低效问题的因素制定和实施防范措施、改进措施的管理活动体系。 我们可以对行政效能保障体系作更具实体性的描述，这个体系具体包括： （一）有一个明确的效能方针和效能目标。效能方针要切合本机关实际，并真正为各级各类工作人员理解和掌握；效能目标实事求是，达到较高水平，效能目标被层层分解，化作指标、标准和实际措施，落实到各个岗位，落实到每一个工作人员。 （二）有确定的管理职责权限。加强了对效能推进活动的领导，建立有有效的管理机构，并高度明确其职责权限；有效贯彻责任制，明确规定各个部门、各级各类工作人员的效能保障责任。 （三）有足够和适当的人力资源和物质资源。为提高行政效能提供了足够和适当的资源，包括物质方面，也包括人力方面的。特别以一整套措施，保证各级各类工作人员的积极性、主动性能得到最大限度的发挥，其各方面素质能得到不断提高。 （四）有一整套反映客观规律及其要求的合法、合理、简便、有效的工作程序规范和工作制度规范。一切需要规范并可以规范的工作过程均制定有程序，一切需要规范并可以规范的工作行为均制定有规章制度或标准。 （五）有作为效能保障体系运行依据的文件体系。以强有力的标准化、程序化建设手段，将各种标准、程序、规章制度文件化，将对机关行政效能状况的反映证据化，严格按这些文件（主要有效能手册、程序文件、效能记录等）组织机关的活动，并不断根据变化了的情况修订这些文件，保持其科学性和有效适用性。 （六）有确保能不断对效能保障体系进行有效审核和改进的机制。建立有灵敏有效的效能反馈机制，能不断对效能保障体系进行审核检查，不断予以改进，能通过“计划－－实施－－检查－－处理”的PDCA循环不断发现问题，不断解决问题，不断把行政效能提高到新水平。 要认识行政效能保障体系对行政机关优质、高效履行职能，也就是对行政效能推进的真正作用，我们有必要进一步了解行政效能保障体系的运作机制。根据我们的初步研究，这个体系应当是这样运行的：体系为行政机关各级各类工作人员所理解、实施、保持并行之有效；行政机关的工作成果能满足特定服务对象的需要和期望，充分考虑了社会和环境的需要；重点在于预防低效问题的发生，而不是依靠事后的检查，同时，在一旦发生问题时能积极反应并加以纠正；为验证体系实施情况和有效性，机关内部定期进行效能审核。 这样一种机制对行政机关效能推进工作产生的实际影响是：在行政机关内部，影响行政效能的组织结构、职责、程序、措施、过程、资源（人、财、物、信息）等全部因素密切结合为一个整体，而且这些因素始终均处于受控状态。一方面以预防性的活动控制行政管理全过程，避免发生低效问题；同时在一旦发生失误