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Cw005-会计档案管理制度 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。它包括财务部主要业务文档。 A、会计档案类别如下： （1）会计核算资料 会计凭证：包括银行、现金、转帐凭证、原始凭证等。 会计帐簿：包括各会计科目的总帐和明细分类账。 成本核算资料：存货盘点表等。 纳税申报资料：销售发票存根、进项税发票、纳税申报表等。 报表及审计报告：月报、季报、年报和年审报告。 （2）公司成立的相关批文档案 政府对公司成立的批文 公司章程 合同及投资协议 营业执照 验资报告 （3）资产资料及资产评估报告 固定资产评估报告 无形资产评估报告 基建合同及结算表 土地使用权证 （4）财务分析资料 财务分析报告 成本分析报告 预算分析报告 项目投资和分析报告 B、会计档案归档要求： 财务部每年形成的各种会计凭证、帐簿、报表等定期按档案归档要求立卷，编制成册、装订目录。 会计凭证的装订必须使用公司统一的凭证封面。 会计档案装订人员以利于检索和保管的前提来装订档案。装订必须结实美观，便于长期保管和查询。 C、会计档案的保管及查阅 （1）财务部对会计档案应科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 (2) 档案管理人员应定期清理档案，为有效利用空间和方便查找，档案柜只保留几年的档案，其余摆放不下的档案封箱保管。 (3) 查阅、调阅会计档案的人员必须填制“会计档案查（调）阅申请表，经财务主管批准，方可使用。 电算化会计档案的管理 计算机中的磁性介质存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据，在保证各种会计档案得到合理有效利用的同时，还要保证它的安全性和完整性。 从计算机打印输出的记帐凭证，必须有制单人员、复核人员和电算主管人员签章，现金和银行存款凭证应由出纳员签章。打印生成的记帐凭证视同手工凭证，按会计档案管理方法的有关规定立卷档保管。 用计算机打印输出会计帐簿、会计报表、其保管期限按照会计档案管理方法的规定执行。 现金日记帐和银行日记帐继续保存手工和计算机并行，同时归档；现金和银行 日记帐半年打印一次。 一般帐簿根据本公司实际情况和工作需要及时打印，但必须在年末定期打印一 次。 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序均视同会计档案保管，保管期截止至该系统停止使用或有重大更改后的1-3年。 计算机中的磁性介质存储的会计数据是在会计电算化情况下新的会计档案形式，在打印成书面形式输出之前应妥善保管并留有副本，为了方便利用计算机进行查询及电算化系统出现故障时进行恢复、复制，这些介质应视同会计资料或档案进行保存，并要定期检查、复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。 对会计电算化档案管理要作好防磁、防火、防潮、防尘、防盗等工作，重要会计档案应双备份，存放在两个以上不同地点。 各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备等未经单位领导同意不得久借和拿出单位，防止病毒感染。 会计档案的保管期限 各种会计档案的保存期限，依据国家《会计档案管理办法》，根据其特点，分为永久、定期二类，定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限如下： 公司会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备 注 一、会计凭证类 1 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 十五年 其中：涉及外事的会计凭证 永久 2 银行存款余额调节表 五年 二、会计帐簿表 3 日记帐 十五年 其中：现金和银行存款日记帐 二十五年 4 明细帐 十五年 5 总帐 十五年 6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存五年 7 辅助帐簿 十五年 8 涉及外事的会计帐簿 永久 三、会计报表类 9 主要财务指标快报 三年 包括文字分析 10 月、季度会计报表 五年 包括文字分析 11 年度会计报表（决算） 永久 包括文字分析 四、其它类 12 会计移交清册 十五年 13 会计档案保管清册 二十五年 14 会计档案销毁清册 二十五年 会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部编造会计档案销毁清册，销毁会计档案时，应由监事会和审计部共同派员监督。 监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。 1