第八讲档案的利用服务第九讲档案的统计.pptVIP

第八讲 档案的利用服务 一、含义 二、档案利用服务工作的内容和途径 三、开放档案 一、含义： 档案提供利用工作是将档案馆收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位。 （二）途径： 1、档案阅览服务 2、档案外借服务 3、制发档案复本服务 4、档案展览与陈列服务 5、制发档案证明服务 6、档案咨询服务 1，档案阅览服务： （1）有专人监护档案的利用，便于保护档案材料，能减轻损毁速度，延长档案寿命； （2）有利于更多的利用者查阅原件，充分发挥档案材料的作用 （3）提高周转率和利用率，避免因一人借出馆外而妨碍他人利用 （4）档案工作人员在阅览室有较多的机会接近利用者，能及时了解利用需求和利用效果，便于研究和掌握利用工作情况，有针对性的开展服务工作 （5）利用者在阅览室可以同时利用许多档案材料，从中查阅某一卷、某一份文件、某以数据、某一图表，而不受数量的限制； （6）利用者可以查阅许多不可外借、不出版交流的内部的和珍贵的档案材料； （7）利用者可以利用阅览室提供的提交和各种特殊设备，如查阅各种工具书、参考资料、使用缩微阅读设备和视听设备。 2，档案外借服务： 档案一般是不借出馆外使用的，但是根据党政领导机关工作的需要，或某些机关必须需要档案原件作为证据，不能在阅览室利用档案，可以暂时借出去使用。机关档案室把档案借给本机关领导和内部各业务单位使用更为常见，有的时候还采用“送卷上门”的方式。 外借制度： （1）需要批准（2）借出时间不宜过长（3）借出档案时要交接清楚（4）有登记签字手续（5）借出档案的单位或个人应承担保护档案完整和安全的义务 （6）不得将档案自行拆散或更变次序，不得转借、转抄、损坏、遗失，不得自行影印或复制，并按期归还。 3，制发档案复制本： 副本：同一文件的抄写或复印的复本，反映档案原件的所有组成部分。 摘录：是摘录文件中的某一段落、某一问题或某一事实、某一人物情况或某些数字的材料，只反映原件的某些部分。 优势： （1）可以使利用者不到档案馆就在自己的工作岗位上随时参考所需要的档案材料 （2）可以在同一时间内，满足较多利用者的需要，使档案更充分地发挥作用 （3）减少档案原件利用的次数，有助于延长档案的寿命。 4，制发档案证明服务： 档案馆根据机关、团体或个人的询问和申请，为了证实某些事实在本馆保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。 5，档案的咨询服务工作 档案部门以档案为根据，通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一项服务性工作。 6，档案的展览和陈列服务 档案部门根据某种需要，按照一定主题，借助现代科技，系统揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容和成分的一种具体服务方式。 三、开放档案 （一）含义： 就是将已满一定保密期限的和可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。 根据1987《中华人民共和国档案法实施办法》： “国家档案馆保存的档案，一般自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等方面的档案向社会开放的期限可以少于30年。涉及到国家安全或者重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。” （二）档案的解密、降密 依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》： 1，未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置。 2，1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密。 3，各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理。　　 4，撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。 5，凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。　　——凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。　　——凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。　　——凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。　　——凡对社会开放会削弱我国经