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第四章 档案的整理 第一节 归档文件的整理单位与装订 2000年12月6日，国家档案局发布了《归档文件整理规则》，该《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手中操作。 从2001年开始，档案整理不再以“案卷”级来整理了，即取消案卷，直接采取“文件级”整理。 一、归档文件的整理单位 “件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。 二、文件的修整 文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 ——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。 （一）对破损文件进行修裱 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 修补主要针对一些有空洞、残缺或折叠处已磨损的文件，包括补缺和托补。 托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。 （二）对字迹模糊或易退变的文件进行复制 档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。 一般来说，最耐久的字迹材料是墨和墨汁、黑色油墨；比较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油铅笔等。 （三）去除文件上易锈蚀的金属物 最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。 （四）对过大的文件进行折叠 归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。 三、文件的装订 （一）排放：归档文件应按“件”装订。“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。有文件处理单的，可放在最前面作为首页。 （二）对齐 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 1、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；2、采用左侧装订的应将左、下侧对齐。 （三）装订方式 1、总的要求： （1）符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 （2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 2、几种常见的装订方法 （1）线装式：这是目前采用最多的方法，除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外，其他文件都是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边。 优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。 缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订。 （2）粘接式 A、使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件。 优点：这种方法成本比较较低。 缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，拆除很不方便，极易撕坏纸张。 B、采用热熔胶封装，使用成本高不易推广。 （3）封套： 使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件以件为单位夹装其中。 优点：这种方法方便整理工作，而且能对档案起很好的保护作用。 缺点：这种方法成本比较高，且不利于文件的安全，它不会在文件上留有装订痕迹，比较容易被不法利用者换页，此外使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，在文件量大的单位并不实用。 （4）变形材料 目前变形材料装订主要是两种： 一种是用塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料。 另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。 小结 现有的装订方式和用品各有利弊，在实际操作中，可以把几种装订方式和用品配合起来使用。其中线装是要提倡的方法。 例如永久、长期保管的那部分档案比较重要、珍贵，可以采用线装，为了避免因针角过密而折断，可以用纸把轧边的左上角包起来，这样能起到一定的保护作用。对于短期保管、非进馆范围的档案，可以采用不锈钢钉这种最方便的办法来装订。同一种保管期限中的文件装订方式应保持一致。 第二节 归档文件的分类 归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体的过程。 一、分类方法 （一）年度分类法 1、定义：就是