98213办公室礼仪实务简报讲义档-庄美华 - 远东科技大学.ppt

1 * * 分享人： 體育教學中心 莊美華 辦公室禮儀實務 98.2.13 「得與給」 英國邱吉爾說： 我們用「得」來維持生活， 但我們卻是用「給」來創造生命價值。 一、人際關係的第一步： 基本禮儀自進入校門口起 ~ 1.主動打招呼。 2.佩帶服務證。 上班時的禮貌： 「陳院長，早安！」、「林小姐，早安！」 親切的問候能提升好感。 如果，不知道對方姓名，可直接問候即可：「早安！」「您好！」 進到辦公室也應向大家問好！ 走路時的禮貌： 1.在走廊或校園遇見同仁或主管也應主動打招呼： 「○○○您好！」、「您好！」 。 2.如果，主管和來賓走在前方，自己有公務要忙或 腳程快、騎腳踏車，可謙虛有禮的走到身旁時問 候一聲：例「校長、陳司長，您們好！不好意思 ，我先走了。」－不能默默超越或自身後突然出 聲。 辦公室內的禮貌： 學生、家長或師長進入辦公室內洽詢（無櫃台區），也應主動打招呼：「張老師，您好！」。如果是向自己洽詢公務，應先起立問好、請師長坐後再自己坐下進行洽談。 辦公室內的禮貌：（續） 校長、副校長（或重要貴賓隨行）進入辦公室，全體人員應先起立微笑問好，資深人員一名走近身旁等候指示，一人儘速通報主管，待校長、副校長有所回應或指示後再坐下處理公務，尚未回應或指示前皆應站立微笑以對；校長、副校長（或重要貴賓隨行）離開時亦應起立微笑鞠躬，如主管不在，則應至少一名人員送至門口外道「謝謝校長，請慢走！」。如果，辦公室只有一名行政人員之單位，也是應先起立微笑問好，請問 校長、副校長有何指示，並儘速通報主管迎接，其他禮貌部份同上。 辦公桌的禮貌： 保持辦公桌的清潔是一種禮貌。 在辦公室裏用餐，時間不要太長，有強烈味道的食品，也儘量不要帶到辦公室；餐後將桌面和地面打掃一下，是必須做的事情。 洗手間的禮貌： 在洗手間遇到同事不要刻意迴避，應主動打招呼。也不要裝做沒看見把頭低下，給人不愛理人的印象。有的洗手間採用封閉的門扉，在有人敲門時，應回答： 「我在裏面！」 下班時的禮貌： 下班離開辦公室時，應該說聲「不好意思（辛苦了），我先走了，再見（明天見）」~ 千萬不能悄悄的來、也悄悄的走… 最後離開者，應檢查電燈扇冷氣是否關閉、電源插頭需拔除部份是否拔除及鎖好門窗。 二、服裝儀容基本禮儀： 外表是第一印象的關鍵 （態度、表情、服裝、姿勢、髮型等） 外表是第一印象的關鍵（態度、表情、服裝、姿勢、髮型等） 二、服裝儀容基本禮儀： 1.態度、表情、姿勢： 2.髮型：修剪得宜、清潔、自然的髮型（或燙髮得 體的髮型）和髮色是最好的選擇。如白頭 髮太多太明顯，最好不要染成太不自然的 髮色比較好（例如：紅髮、金髮、挑染怪 異髮色等等）。 3.衣著得體的基本原則： 不奇裝異服或太過緊貼曝露， 一切服裝均以整潔、悅目、合時、 合身，且適合環境及季節，並配合 年齡為主。學校是教育單位，夏天 穿著不宜太過清涼曝露或穿著短褲 涼鞋等。 二、服裝儀容基本禮儀： 外表是第一印象的關鍵（態度、表情、服裝、姿勢、髮型等） 以微笑為自己加分： 好心情和喜悅開朗的笑容可讓辦公環境氣氛愉悅！ 不愉快~周圍的氣氛也會跟著暗沉，讓人無法親近。 三、櫃台（或是第一線行政人員） 的態度決定學校的形象 三、櫃台（或是第一線行政人員）的態度決定學校的形象 1.主動帶著親切的問候迎向學生、家長或來訪者： 「您好」、「請問有甚麼事嗎？」、「我可以幫 忙嗎？」 2.如果，辦公室全體人員分身乏術時，離來者最近 的一位人員應主動告知：「對不起，請稍候一下 ，我會儘快的為您服務」，並應審慎處理事情的 輕重優先順序，不宜讓來者等待太久。 三、櫃台（或是第一線行政人員）的態度決定學校的形象 3.不是本組的事務、自己也不清楚，應主動先向該 單位承辦人電話聯繫確認是否可當場協助解決， 如需要當事人直接洽談，再和善的告知對方應到 何單位找何人洽辦，並詳細告知該單位辦公室位 置。有必要時，應親自或請工讀生帶路。 4.遇有緊急且不知該如何處理的問題，應請主管出 面協助。 5.不被負面的情緒影響工作表現。 電 話 禮 貌 四、接聽電話應對方式 （一）接聽電話： 鈴~ 鈴~ 鈴~ ◎：遠東科技大學 您好！（聲音應明朗喜悅） 電話鈴聲以三聲為限。 1.最好電話鈴聲一響就要馬上接聽。 2.如果太忙，響了三聲以後才接起，請先說聲 「抱歉，讓您久等了」，接著說：「遠東科技大學 您好」。 3.基本上，新進人員應主動先接聽