物业管理档案管理(新).ppt

物 业 管 理 档 案 管 理 上海师范大学 档案学系 丁光勋 第十二章 主要内容 第一节 物业管理档案的概念与分类 第二节 物业管理档案的收集与整理 第三节 物业管理档案的检索利用与保存 第四节 物业管理企业信用档案 第一节 物业管理档案的概念与分类 一、档案的定义 1.国家标准局：国家机构、社会组织和个人从事政治、经济科学文化等社会实践活动形成的文字、图表、声像等形态的历史纪录。（《情报与文献工作词汇基本术语》、《档案著录规则》） 2.档案法：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（《中华人民共和国档案法》第二条） 第一节 物业管理档案的概念与分类 3.本书对档案下的定义 档案是历史的原始记录。包括两层涵义： 一是经过归档保存的原始纪录及其载体。 二是原始纪录的信息内容。 如：施工图纸，在工程竣工前，它是正在使用的文件，非原始记录也不是档案。工程竣工后，经过归档保存的施工图纸，包括记载设计内容在内，就是该项目的原始记录，即档案。 第一节 物业管理档案的概念与分类 二、物业管理档案的内容 1.物业权属资料（包括房屋产权证、购房合同复印件）、技术资料和验收文件； 2.业主的权属资料（或物业使用人）、个人资料（包括身份证和户口复印件、联系方式等）； 3.物业运行资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司及物业管理相关合同资料等。 第一节 物业管理档案的概念与分类 三、物业管理档案的分类方法 1.什么叫档案分类？ 档案分类又叫全宗内的档案分类，即把立档单位所有形式的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。 这一项工作一般由档案馆（室）承担！ 第一节 物业管理档案的概念与分类 2.几种常用的物业管理档案分类方法 （1）年度分类法 年度分类法：根据文件形成和处理的年度，将全宗内的档案分成各个类别。 年度分类法的特点： 符合档案按年度形成的特点和规律；能够保持档案在形成时间方面的联系；可以反映立档单位每年工作的特点和逐年变化的情况；便于按年度查阅和利用档案。 第一节 物业管理档案的概念与分类 （2）组织机构分类法 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 组织机构分类的特点： 能保持全宗内的档案在来源方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起；既能较突出地反映立档单位主要活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅和利用档案。 第一节 物业管理档案的概念与分类 （3）事件分类法 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。 事由分类法特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起。即能较突出地反映立档单位主要活动的面貌， 又便于按专业系统全面地查阅利用档案。 第一节 物业管理档案的概念与分类 四、物业管理档案存放 首先，档案存放应有专门的档案室。档案室面积的大小应根据档案增长的数量，在确定档案室面积时，应留有一定的余量； 其次，要选择文件架和文件柜。物业公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的物业公司，可以考虑采用小型的文件架或文件柜存放案卷；管理面积较大的物业公司，应采用更大的档案室并采用与之相适应的文件架存放档案。 确定了案卷存放的工具和分类的方法后，就可以根据分类方法对存放工具进行编目，对文件架存放的档案做出明确的标记，以便今后存放和检索取用。 第一节 物业管理档案的概念与分类 具体存放的档案： 1.物业承接查验期收集整理的档案 这类档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般需长期存放，随着时间的推移，这类档案增减的情况不多，这类档案应专架或专柜存放；