秘书角色认知及职业素养.ppt

3、名片：会面的礼节 ?名片的制作与使用 ——名片制作的规格 国际规格：6cm×10cm 国内规格：5.5cm ×9cm ——制材:选用纸张(再生纸) 不选用金、银、木头等材料制作 ——名片是个人形象与企业形象的有机组合， 名片不会用等于形象自残 四、秘书人员的接待服务礼仪 3、名片：会面的礼节 ?名片使用三不准: ——不得随意途改 ——不提供两个以上的头衔 ——不提供私人联络方式 ?交换名片的礼仪 ——如果坐着，尽可能起身接受对方递来名片 ——辈份较低者，率先以右手递出个人的名片 ——到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片 ——接受名片应以双手去接，并确定其姓名和职务 ——接受名片后，不宜随手置于桌上 四、秘书人员的接待服务礼仪 3、名片：会面的礼节 ?交换名片的礼仪 ——经常检查皮夹 ——不递污旧皱折名片 ——名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子 后方的口袋掏出 ——避免在对方的名片上书写不相关的东西 ——不要无意识地玩弄对方的名片 ——上司在时不要先递交名片，要等上司递上 名片后才能递上自己的名片 四、秘书人员的接待服务礼仪 * * * * * 3、应该记住的20条实用方法 ■要培养的好习惯（7） ——利用各种装备如电话/信件等节省时间 ——把最困难的事放在效率最高的时候 ——利用零碎时间处理例行性事务 ——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 ——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 ——报刊放在晚上看 ——每晚沉思片刻/回顾与总结 三、秘书人员时间管理技巧 3、应该记住的20条实用方法 ■与外部产生联系时的应变能力（4） ——站着接待一向健谈的来访者 ——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 ——管理电话： A、主动拨号 B、被动接听 ——如遇琐事缠身能快速摆脱 三、秘书人员时间管理技巧 ４、工作优先级综合分析 ——分清工作的轻重缓急 重要度 紧迫性 A 重要而且紧迫 Ｃ 紧迫但不重要 D 不重要不紧迫 Ｂ 重要但不紧迫 三、秘书人员时间管理技巧 5、并行与串行工作模式 ■什么情况下能并行工作 ——举例 A B C D 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾 一次搞掂 三、秘书人员时间管理技巧 5、并行与串行工作模式 ■并行串行如何兼顾 A B C D 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾 一次搞掂 请问：——A、B、C、D如何排列？ 三、秘书人员时间管理技巧 6、工作任务转移 ■学会授权与借力 ——依据企业管理的组织原则 ——遵照公司岗位职责和权限 ——合理分权为授权的前提 ——非指挥权限关系的借力 ——依靠个人非职务影响力 7、学会说“不” 8、学会休息 三、秘书人员时间管理技巧 1、组织协调与沟通 ?沟通的定义 ——沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。 ?组织与沟通 ——组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接收者之间交换的过程。 四、内外部沟通和社交能力培养 1、组织协调与沟通 ?沟通模型 理 解 传送者 接收者 反 馈 感 知 编 码 传 递 思 考 译 码 四、内外部沟通和社交能力培养 2、沟通的种类及结构 ?正式沟通与非正式沟通 ?下行沟通、上行沟通、平行沟通 ?单向沟通与双项沟通 ?语言沟通与非语言沟通 ——沟通的结构有五种： 环式、轮式、链式、全渠道式和Y型式 四、内外部沟通和社交能力培养 3、沟通的四大原则 准确性 原则 完整性 原则 及时性 原则 策略性 原则 沟 通 原 则 四、内外部沟通和社交能力培养 4、企业内平级关系的协调 ?五大原则 自制 原则 信任 原则 真诚 原则 宽容 原则 协调关系 五大原则 尊重 原则 四、内外部沟通和社交能力培养 1、文秘人员三要点 ?管理事务、搞好服务、参与政务 2、怎样当好参谋助手 ?用心、勤奋、动脑、动手、沟通 ?调研的方法 ——现场观察：看、问、记、思 ——采集结果：客观事务的原貌 ——运用多学科知识： 概念、判断、逻辑推理、统计学 ——常用分析工具 五、文秘人员的参谋助手作用 是职责 是义务 是提升 三要点涵义 一、秘书人员的装束礼仪 ——职业男装 ——职业女装 二、秘书人员的办公室礼仪 三、秘书人员的公共场合礼仪 四、秘书人员的