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商务英语写作技巧教学案例【摘 要】一封好的商务信函，不仅要外观格式正确，内容完整，而且还要语言简练，语法句式正确，语气得当。学习商务文书写作，写作者不仅需要学习商务知识，还要学习写作技巧。文章结构是一封商务信函的框架，如果框架不正确，就不能完整正确地表达文书的内容。本文通过分析写作案例介绍商务英语文书写作的结构技巧“四点方案（4 point plan）”。 【关键词】商务写作；技巧；四点方案 导言 《商务英语写作》是融商务知识与英语写作、商务写作技巧为一体的综合课程。其主要任务是培养学生掌握商务英语应用文书的基本知识和写作技能，提高商务英语文书的表达能力。这种专门的写作要求作者必须具备基本的商务知识，其文章无论从内容上还是从表达形式上都有其特殊性和专业性，往往融合了经济学的原理和方法，经济术语一般较多。同时，这类写作还要求具备相应的规范性。大部分商务文书在格式上都有特殊的要求，写作时必须采用规范的格式。教学中，教师根据教学内容需要提供典型范文，供学生阅读、评论和分析，其目的是让学生能够了解和掌握商务英语写作的基本文体、格式、交际策略及语言特点。 1.商务文书写作的一般技巧 商务英语并非是一种专门的语言，就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别，它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。 商务英语专业的学生学习写作商务英语文书是从学习写作技巧开始的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。一封好的商务信函需要做到外观格式正确，内容完整，条理清晰，语言简练，语法句式用词正确，此外还需语气得当。 那么如何才能用英语写出一封好的商务文书呢？本文将通过分析写作案例，介绍商务英语文书的结构技巧——“四点方案”。 2.什么是“四点方案” 雪莉·泰勒（Taylor， 2007：20）在《商务英语写作实例精解》一书中说：“无论是撰写商务信函、传真电文、备忘录还是电子邮件，设定其主体结构的总体规则是相同的。用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心。” 她还在书中提出一个设定文书结构的“四点方案（4 point plan）”，主要包括以下几个部分： ① 开场白或简述（opening or introduction）：说明写信的原因，内容可以包括阐述写信的目的，提及前一封信件、上次的接触或此前的文书。 ② 中间部分（central section），也即信的主体，提供收件人所需了解的所有信息，或者写信人要求对方提供的信息，有时两者都包括。简单明了地陈述细节，并根据内容分成段落。确保逻辑通顺。 ③ 结论（conclusion）部分说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。如有必要提出最后期限。 ④ 结尾（close）通常只需简单的一行句子，与信的内容相呼应。 3.用“四点方案”设定商务文书的行文结构 3.1 电子邮件 下面以一封电子邮件来说明如何用“四点方案”设定文章结构。 John Wang想请Suzie为公司25周年庆典录制影像。之前他曾去参观过她的工作室，回来后觉得很满意，于是去信商谈录制方案及费用事宜。请看下面的电子邮件： From johnwang@stelectronics.co.sg Date 10th.Nov.2010 14：10：03 To suzieliu@ CC Subject 25th anniversary video Dear Suzie ①Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities. ②I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th anniversary. This is a very special landmark in our history， and it is important that this video portrays both past， present and future. ③You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to receiving this before 30 October together with your appr