材料采购理办法.doc

采购管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为加强企业规范化管理，规范采购工作,保障生产经营活动的正常持续进行，选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规定要求，最大限度的降低采购成本，特制定本制度。 第二条 适用范围 本办法适用于公司各项材料物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉依本制度处理。 第三条 职责划分 1、由供销部门负责对材料物料的采购工作。 2、生技部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。 3、仓管负责对采购回的材料物料进行数量验收和品质验证，质检负责进厂材料的质量检验。 4、财务部：采购计划及采购预算的审核；采购材料物资款凭证的审核及采购款项的支付。 5、总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 第二章 采购审批 第四条 采购计划的制定 1、供销部根据公司的《生产计划》结合市场供应情况，核对仓库的库存量，确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制当月《采购计划》，经经理批准后实施采购。 产成品库存量应根据企业销售渠道的特点，以一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料物资存量应以两个月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过3个月的用量。各项物资的库存量要依据库存变动的情况和对市场的预测进行动态调整。 2、《采购计划》经经理核准后，供销部与财务部各持一份，供销部依《采购计划》进行采购作业。财务部根据《采购计划》安排采购所需的资金。 第八条 选择供应商 在做好采购计划后，选择合格供应商、进行询价、议价 2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，供销部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第九条 价格调查 1、已核定之物料，供销部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据； 2、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利供销部比价参考； 3、已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明； 4、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价； 5、供销部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场； 第十条 询价、比价和议价 1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 2、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格； 3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商； 4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认； 5、专用材料或用品，供销部应会同使用部门共同询价与议价； 6、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。 7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。 采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，在“请购单”上详填列以下事项，呈报负责供销上级核决： 1、询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”； 2、注明与厂商议定的付款条件； 3、需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书。 核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈供售部部门经理或公司经理核决。 “请购单”经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 第十二条 价格复核与市场行情资料提供 1、供销部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2、供销部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。 第三章 采购的实施 第十三条 订购作业 1、采购人员接到经核决的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向。 第十四条 签订采购单 1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款： a、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； b、采购