刍议企业档案信息化建设有效途径.docVIP

刍议企业档案信息化建设有效途径[摘 要] 随着企业软文化力量建设重要性在新时期的逐渐提升，档案作为记录企业成长及发展的关键资料，在企业当前的建设中发挥的作用越来越重要，而我国各企业也纷纷地加强了对于档案管理工作的重视力度。本文主要是以信息化的企业档案建设为切入点，分析了企业目前开展此种信息化建设的必要性，并着重探讨了其具体建设的几点途径，希望可以为企业的档案管理人员提供一定的助益。 [关键词] 企业； 档案管理； 信息化建设； 必要性； 有效途径 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 048 [中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2012）22- 0086- 01 档案是一个企业生存与发展中强有力的无形资产，档案管理人员通过对企业的各种资料构建完善的档案信息，不仅方便企业进行全方位的精细化管理，还可以使企业在以后的发展中对各种经营管理的问题进行经验的借鉴，帮助企业在激烈的竞争中少走弯路，实现最为简洁高效的可持续性稳定发展。而且，当前社会发展的大趋势也要求国家各企事业单位实施有效的档案管理工作，企业如果不能积极地迎合这一潮流需求，必定会导致其在未来的发展中严重地落后于其他同行，因此，企业构建有效的档案建设是极其必要的。本文主要是以企业新时期实施信息化的档案建设为内容，分析了其信息化建设的必要性及途径，以求推动企业档案建设工作顺利有效的开展。 1 企业当前实施信息化档案建设的必要性分析 21世纪，社会已经开始在各个方面实现高科技的信息化建设，企业推动档案管理工作的信息化建设是一种顺应时代潮流的表现，也是企业自身的发展为企业提出的又一必然要求。企业实施信息化的档案建设主要就是借助于网络技术以及信息技术等高科技的手段，来处理档案资料的相关收集、整合、保存以及管理和利用等工作，从而使企业的档案工作得以实现效率的有效提升。本文下面就具体分析一下当前企业进行信息化档案建设的必要性： （1） 社会当前向信息化方向的全面高速迈进，使得全球各项事业都开始被卷进信息化建设的工作中，积极地做好档案建设的信息化是社会对企业发展提出的必要任务。档案记录着企业在建立之初到发展的当下所经历的全部事情，对于企业未来的发展是一种有效的信息平台，尤其是对于发展时间较长的大中型企业来讲，这种档案资料更是意义重大。而且，我国为了加强企业对档案信息化建设的重视，还在档案建设的“十五”计划中，对此项工作做出了明文规定。因此，企业必须迎合时代的要求，来推动档案信息化建设。 （2） 企业自身在当前社会环境中的经营管理，要求其各项工作的开展必须利用现代化、信息化的方式，否则就会陷入落后的状态。对企业的档案工作来讲，传统的档案管理方式以及管理经验已经被时代逐步淘汰，无纸化及自动化的档案办公成为了一种时代的必然，这种信息化的办公方式不仅能够为档案的相关工作提供完善通常的系统，还可以帮助企业达到对于档案信息的及时高效的利用以及修正、完善，从而为企业进行各项经营管理工作提供先进、准确、便利、安全的资源借鉴。 2 企业当前开展信息化档案建设的相关途径 2.1 为信息化建设构建畅通的机制 企业当前在开展档案信息化建设的过程中，由于此项建设工作还未能使相关的领导及管理人员做到全面关注，从而导致了其运行机制的不畅，严重地影响了其具体的建设工作，企业必须构建一个畅通高效的机制来为信息化建设提供一个完善的环境。 （1） 企业应该从档案的信息采集、储存、加工、整合、形成、保存等全部环节，来为档案工作设定必要的工作要求以及工作规范，并且设立专门的负责人员对各项工作进行负责，保证档案工作实现主动有效的开展。同时，企业要切实地将档案全部工作的顺序理顺，并以清晰明确的制度来辅助及监督其开展，从而使其工作的流程得以完善。 （2） 企业还必须为信息化的档案建设来设定有效的标准，使档案信息建设的各项工作能够有规范可以依照，并且帮助监督控制人员及时地针对这些规范对建设中存在的各项问题进行及时地揭露及完善，最终推动档案建设全方位、多层次、高领域的各项工作的顺利开展。 2.2 完善信息化建设的意识及理念 信息化的档案建设是当前时期各个企业都已经开始实施的工作，然而，这项工作的具体实施由于缺乏必要的意识和观念作为保障，致使其中呈现出了诸多的缺陷，不能真正达到对于建设质量的有效提升。所以说，企业还必须通过完善其信息化档案建设意识及理念来推动建设工作的高质量落实。 （1） 企业相关的档案工作人员必须意识到当前时代传统的人工档案管理已经不能够适应时代发展的需求，只有真正地借助于工作人员与高科技信息手段双方面的力量，使档案工作实现从手工开展转移到信息化