基层水管单位电子档案管理的实践与思考.docVIP

基层水管单位电子档案管理的实践与思考 　　摘 要：随着科技的进步，依托于电子信息技术的电子档案越来越受到重视。基层水管单位作为水利工作的最基层单位，保存有大量的工程基础资料和日常工作档案，档案利用相对频繁。通过对基层水管单位实行电子档案工作的总结，对比了电子档案相对于传统档案的优缺点，并据此提出了完善电子档案管理的一些建议。 　　关键词：水利管理；电子档案；实践；思考 　　1 天津市北大港水库（大清河）管理处档案管理的基本情况 　　天津市北大港水库（大清河）管理处作为天津市水务局直属的基层水管单位，负责对一座大型水库、6条一级河道、5个蓄滞洪区和8座直管水闸进行日常管理与维护，承担着分洪、滞洪、应急供水保障等重要任务。 　　多年来，管理处认真贯彻《中华人民共和国档案法》，执行上级各项规章制度要求，不断改善档案管理条件，认真做好档案管理工作。1995年经考核验收，被评为国家二级档案管理单位；2014年被评为天津市机关一级档案管理单位。管理处现设专职档案员1人，兼职档案员14人，有总面积70m2的专门的档案库房，实现了库房、阅览、办公三分开，现存各类档案近5000卷。从2013年开始，实行电子档案管理，形成了传统档案与电子档案共存的局面。 　　2 电子档案管理相比于传统档案的优势与不足 　　水利工程档案作为记录工程运行管理的重要资料，在保障工程管理职能的正常履行、工程基础设施的正常运行以及推动水利事业发展方面发挥着重要的作用。近年来，随着信息技术的飞速发展，电子档案管理技术越来越成熟，应用也越来越广泛。与传统档案相比，电子档案管理有其先天的优势，但也存在一些客观不足。 　　2.1 电子档案管理的优势 　　2.1.1节省空间，存储成本低 　　传统纸质档案往往需要在独立的档案室进行存储，占用空间较大。像我处档案库房内共有10组密集架用来存放纸质档案，随着今后归档数量的增加，密集架也需要相应增加。且纸质档案对温度、湿度、防火、防蛀等环境条件要求苛刻，需要设置专门的恒温、恒湿、防火、防虫设备，存储成本较高。而电子档案借助于电子信息技术，直接在电子计算机上存储、处理和应用，节省档案室空间，降低了存储成本。 　　2.1.2避免磨损，存储寿命长 　　传统纸质档案在长期的存储时间里，难免受到自然氧化的影响，出现纸质老化、墨迹脱色等情况；此外，档案原件的不断重复利用，也会造成原件的自然受损，比如水利工程图纸，因其尺寸较大，多是折叠存放的，反复铺平、折叠会使折痕加深甚至出现破损等情况。而电子档案是通过数字化进行存储的，并不会出现磨损、老化情况，如果管理得当，电子档案可以无限期进行保存。 　　2.1.3管理便捷，利用效率高 　　纸质档案不论是归档还是查阅使用，都需要花费一定的时间进行整理、检索，效率低、且难免出现错误；而电子档案借助于计算机，可以在极短的时间内对档案进行归档、检索，大大省去了人为整理、翻阅的时间，极大的提高了效率。此外，电子档案打破了纸质档案固定场所、固定时间的限制，方便了档案的利用。 　　2.2 电子档案管理存在的不足 　　2.2.1 真实度不如纸质档案。 　　纸质档案通过纸张与字迹的结合，留下了最原始的资料。无论是墨色深浅、字迹力度大小、哪怕是一个小小的错别字，都是最真实的记录，可以让后来的使用者感受到历史的印记。这种天然的真实感是电子档案无法做到的。 　　2.2.2 可靠度受计算机及网络安全制约。 　　纸质档案一旦形成，任何修改都会形成明显的痕迹，且借阅审批严格，不易丢失和被篡改。电子档案依托于计算机的存储介质和网络的传输介质。而随着科技进步的发展，计算机网络安全问题日益突出，计算机病毒、网络入侵等都可能造成档案的丢失、损坏和篡改。 　　2.2.3接受度还有待提高。 　　电子档案是相对较新的事物，人们对它的认识普遍还只停留在表面上；长久以来，纸作为记载原始数据的载体，更容易被人们接受，与电子档案相比，传统档案更深入人心。在纸质档案和电子档案共存的情况下，人们受传统观念的影响，可能会更倾向于传统档案。 　　2.2.4 大型图纸转换成电子文件难度大。 　　图纸是水利工程档案中常见的资料，特别是一些年代久远的档案中，图纸都是由人手工绘制，十分珍贵。且这些图纸往往都很大，一般的扫描仪根本无法满足扫描转换的需要，如果委托第三方进行扫描又要考虑到保密要求，转换难度大。 　　3 对完善电子档案管理的思考 　　3.1 加强电子档案管理的制度建设 　　电子档案与纸质档案管理起来有很大不同，传统的档案管理制度可能无法适应新的需要。因此需要各单位根据工作实际，制定一整套切实可行的电子档案管理制度，?范电子文件形成、积累过程的管理及归档责任、检查鉴定等工作环节，使电子档案的管理有章可循。 　　3.2