仪器设备类档案管理办法.DOCVIP

仪器设备类档案管理办法 第一章 总 则　　为加强和完善我校仪器设备类档案的质量和管理，充分发挥仪器设备档案在我校教学科研和各项管理工作中的作用，并为考核我校仪器设备管理工作提供依据，根据《中国人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、结合我校实际特制定本。凡价值在万元以上的设备仪器，其档案都由校档案馆保管，各部门可保存复印件；凡价值在万元以下的设备仪器档案由使用单位保管。　凡是为我校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。　　设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。　　设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入我校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为我校设备管理部门的职责之一。要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为校教学、科研和管理服务。归档范围归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环境中形成的文件材料，必须对我校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。　　归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。　　归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。　　作为我校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，全套随机技术文件材料以及在接受使用、维修和改进工作中产生的科技文件材料，均须归档。归档的主要内容和重点　　1．归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附表一。　　2．归档的重点是仪器设备项目（特别是价值万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。　　3．本校自制、作为校的固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。不归档的文件材料　　1．上级普发（非专指高校）、不办的文件；　　2．未定稿的管理性文件材料；　　3．未生效的合同、协议书；　　4．重份文件、校内单位发来的与设备管理无关文件；　　5．无查考价值的一般性函件；　　6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、 展销会宣传品。立卷归档设备文件材料的形成与积累　1．我校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。　2. 从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累过程结束后移交档案馆。　3. 设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。　4. 重大设备的开箱验收必须有校档案馆人员参加，予以监督、检查、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家备齐后，方可办理相应手续。　5. 档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。 　各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、准确。　设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。　设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应加副本。　　整理组卷　1. 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。　2. 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和形式等实际情况，在保持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。　3. 将最能反映设备购置情况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。　4. 设备文件材料中