Access 2003构建一个报告.pptVIP

6.2 编辑和打印报表 　 图6-2-2　没有分组的报表 图6-2-3　有分组的报表 6.2 编辑和打印报表 3．插入新的分组或排序 在已经设置了分组的报表中，如果需要插入新的分组或排序字段，可以按下面的步骤操作。 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序和分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 （3）单击空白行中的“字段/表达式”单元格，单击出现的向下箭头符号可以调出它的下拉列表框，从中选择要排序的字段或键入一个新的表达式。在“排序次序”下拉列表框选择“升序”还是“降序”。 （4） 如果要改变排序的次序，单击要改变次序的字段的行选定器，用鼠标拖曳到新的位置。 设置完成后关闭“排序与分组”对话框。 4．删除排序或分组的字段或表达式 如果要取消报表中的某项排序或分组，可以按下面的步骤操作。 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 6.2 编辑和打印报表 （3）单击要删除的字段或表达式的行选定器，按Delete键，弹出提示对话框，如图6-2-4所示。 图6-2-4　要求确认删除分组和排序 6.2 编辑和打印报表 （4）单击“是”按钮确定。 6.2.2　在报表中计算 在报表中有时要对某个指定的字段进行统计汇总，Access中提供了两种实现这个目的的方法，一种是在相应的表中加入字段，另一种是在报表输出打印时进行统计汇总。其中第二种方法得到广泛应用。 1．在报表中添加计算控件 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具箱中要作为计算控件的按钮，单击设计视图中要旋转控件的位置。 （3）如果计算控件是文本框，直接输入以“＝”开始的表达式。图6-2-5　在“控件来源”文本框中输入表达式 （4）如果计算控件不是文本框，则应该打开该控件的“属性”对话框，如图6-2-5所示，单击“数据”选项卡，在“控件来源”文本框中输入表达式。 （5）修改新控件的标签名称，将报表保存。 6.2 编辑和打印报表 图6-2-5　在“控件来源”文本框中输入表达式 6.2 编辑和打印报表 2．在报表中计算记录的总计或平均值 在报表中计算记录的总计或平均值的具体操作步骤如下。 （1）打开报表的设计视图。 （2）如果要计算一组记录的总计或平均值，则可以将文本框添加到组页眉或组页脚中，如果要计算报表所有字段的总计或平均值，则可以将文本框添加到报表页眉或页脚中。 （3）打开该文本框的“属性”对话框，如图6-2-5所示，单击“数据”选项卡，在“控件来源”文本框中输入Sum函数计算总计值，如果要计算平均值，则要输入Avg函数。 3．用“表达式生成器”输入函数 在输入表达式时，如果对函数很熟悉，可以在文本框中直接输入函数，如果不是很熟悉则可以用“表达式生成器”来输入，具体操作步骤如下。 （1）按照上面所介绍的方法确定输入函数的位置。 （2）单击工具栏上的“生成器”按钮，调出“选择生成器”对话框，如图6-2-6所示。 （3）选择“表达式生成器”选项，单击“确定”按钮，调出“表达式生成器”对话框，如图6-2-7所示。 6.2 编辑和打印报表 　 图6-2-6　“选择生成器”对话框　　 图6-2-7　“表达式生成器”对话框 6.2 编辑和打印报表 （4） 在“表达式生成器”对话框左侧的对象列表框中双击“函数”文件夹，单击其中的“内置函数”，这时在中间的列表框中列出了所有的类别，在右侧的值列表框中列出了所有函数。 （5）选中要输入的函数双击或单击“粘贴”按钮。 6.2.3　在报表中创建子报表 子报表是插入到其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须是主报表。 主报表可以包括任意数目的子报表，但最多可以嵌套两级子报表，第一级子报表还可以包含任意数目的子报表。 1．用向导创建子报表 利用向导创建子报表的步骤如下。 （1）在设计视图中打开作为主报表的报表，例如“学生成绩表”报表。 （2）按下工具箱中的“控件向导”工具。 （3）单击工具箱中的“子窗体/子报表”按钮，如图6-2-8所示。 （4）在报表上单击需要放置子报表的插入点，同时打开“子报表向导”对话框之一，如图6-2-9所示，选择“使用现有的表和查询”单选钮。