11[3.0]定州伊利公司文件管理规定.doc

定州伊利公司文件管理规定 编号：DZYL—JS2—11 [4.0] 一、文件、记录编号规定 目的： 为了规范文件、记录的编号管理，保证文件的完整、系统、适用，发挥文件的作用，特制定此规定。 适用范围： 适用于公司各部门制定的所有文件、记录的编号管理。 3.职责： 3.1技术部体系组负责公司内部文件、记录的编号工作； 3.2 各部门依据此规定明确编号意义，按照编号执行。 4.作业内容： 4.1编号中涉及的字母均为汉语拼音字母大写（特殊明示的除外）。 4.2文件、记录编号范例： 4.2.1公司管理体系手册为 DZYL—S—×××× [×.×] 版本修订状态号 文件发布年份 “管理体系手册”第五个字的拼音缩写 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 例如：DZYL—S—2008［1.0］ 4.2.2公司程序文件表示为： DZYL — CX — × [×.×] 版本修订状态号 “程序文件”顺序号 “程序文件”第一、二个字的拼音缩写 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 例如：DZYL—CX—1［1.0］ 4.2.3公司其它体系文件表示为： DZYL—××××—×× [×.×] 版本修订状态号 自编顺序号 体系文件标记 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 例如：DZYL－SSOP－2008［1.0］ DZYL-HACCP-2008[1.0] 4.2.4公司支持性文件表示为： DZYL —××/×—××　[×.×] 版本、修订状态号 编顺序号 文件的类别号 部门”的拼音缩写 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 4.2.5各种汇编性文件可以采用如下编号形式： 如：《定州伊利设备操作规程汇编》DZYL-SB-GC-01,其相应的文件可为YLSH-SB-GC-01－001 [1.0]等； 4.2.6公司OPL看板文件表示为： DZYL —××××—×××—×× 编顺序号 OPL 部门”的拼音缩写 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 例如：DZYL-JSPB-OPL-01 4.2.7公司记录表示为： DZYL — J × — ×× 序号 类别（标准要求对应序号） “记录”第一个字的拼音 “定州伊利乳业有限责任公司”拼音缩写 例如：DZYL—J7.4—01(表示为标准7.4条款的第一个记录) 4.3公司内各部门产生的记录均由公司体系员进行统一编号，各部门每产生一份新记录时都要到技术部索取编号。 4.4新编号的记录需打印一份,由本部门经理签字，体系员签字后，交体系组备案。 4.5公司内使用的记录和受控体系文件的编号均是唯一的。 4.6公司支持性文件的类别号分为1、2、3 ，1表示公司的技术(含操作规程)类文件；2表示公司管理类文件；3表示公司指南类文件。（各类文件涵盖具体内容详见《文件控制程序》） 4.7行政类文件的规定 DZYL —××××/××—××××××××××　 后两位通报次数